Vereinsumtrunk: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für einen Vereinsumtrunk brauchst du mehr als Getränke und ein paar Snacks. Plane Geschirr, Serviermaterial, Kaffee, Kühlung und die Ausstattung für Anmeldung, Garderobe und Musik gleich mit ein. Als Richtwert reichen zwei bis drei Getränke pro Person für die erste Stunde, danach etwa ein Getränk pro Stunde. Rechne bei Snacks mit 150 bis 200 Gramm pro Person und halte allergenfreie Varianten getrennt bereit.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
Garderobenständer

Geschirr

WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
BiergläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
NamensschilderAnz. 60
PermanentmarkerAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 3 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Kaffee - 4 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Baguettes - 10 Stück
- Tortilla-Wraps - 6 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 6 Becher
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilogramm
- Hummus - 8 Becher
- Pesto - 4 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Karotten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 8 Beutel
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Toast - 8 Packungen
- Cracker - 6 Pakete
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Satésauce - 2 Gläser
- Servietten - 200 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Zitronen - 12 Stück
- Frische Minze - 4 Bund
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Bodenreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane pro Gast mindestens zwei Wassergläser ein, wenn der Umtrunk länger als zwei Stunden dauert. Für Bier und Wein reichen meist je ein Glas pro Person, sofern du zwischendurch spülst oder Ersatzgläser einplanst.
Kühle Getränke spätestens vier Stunden vor Beginn. In Kühlboxen bleiben Flaschen und Dosen mit ausreichend Eis länger kalt; warme Getränke kurz vor dem Start sind einer der häufigsten Engpässe.
Kaufe bei Snacks 150 bis 200 Gramm pro Person und ergänze mindestens eine allergenfreie Auswahl. Lege diese Snacks auf ein eigenes Brett und stelle eine separate Servierzange dazu.
Für Kaffee und Tee solltest du etwa 0,3 Liter pro Kaffeetrinker einplanen. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Zucker und Milch spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.
Prüfe Verlängerungskabel, Bluetooth-Lautsprecher und Lichterketten am Vortag. Für den Anmeldetisch gehören außerdem Namensschilder und ein Permanentmarker in eine eigene Kiste, damit sie beim Aufbau nicht fehlen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Vereinsumtrunk?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk je weiterer Stunde. Plane zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast ein, auch wenn Bier und Wein ausgeschenkt werden.
Wie viel Essen brauche ich für einen Vereinsumtrunk?: Für einen kurzen Umtrunk reichen etwa 150 Gramm Snacks pro Person. Dauert die Veranstaltung mehrere Stunden oder ersetzt sie eine Mahlzeit, solltest du 200 bis 250 Gramm pro Person einplanen.
Wann muss ich die Getränke für den Vereinsumtrunk kühlen?: Kühle Bier, Wein und alkoholfreie Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn. Große Flaschen oder Getränkekisten brauchen oft länger als einzelne Dosen, daher solltest du die Kühlung am Vorabend vorbereiten.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vereinsumtrunk?: Plane bei einer Veranstaltung bis zu zwei Stunden mindestens 1,5 Teller, Gläser und Bestecksets pro Person ein. Wenn kein Spülen möglich ist, rechne mit zwei bis drei Exemplaren pro Person und halte zusätzliche Servierschalen und Servierzangen bereit.

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