Qué necesitas para un encuentro de la asociación
Un encuentro de la asociación necesita algo más que comida y bebida: también hay que preparar el registro, el buffet, la barra y el espacio para conversar. Esta lista reúne el material que suele olvidarse hasta el último momento, desde copas y bandejas hasta alargadores y credenciales. Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de asistentes y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Deja las bebidas enfriando y separa los aperitivos especiales con antelación.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 50
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchero
Vajilla
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 50
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Sacacorchoscant. 3
- Abridores de botellascant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 4
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Credencialescant. 60
- Rotuladores permanentescant. 6
Catering
- Compras
- Pilsener - 72 botellas
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Ginger ale - 3 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Café - 4 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Barras de pan - 10 unidades
- Wraps de tortilla - 6 paquetes
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Queso crema - 6 tarrinas
- Jamón cocido - 1 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilogramo
- Hummus - 8 cuencos
- Pesto - 4 tarros
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Pepinillos - 4 tarros
- Tostadas - 8 paquetes
- Crackers - 6 paquetes
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Salsa satay - 2 tarros
- Servilletas - 200 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 100 unidades
- Limones - 12 unidades
- Menta fresca - 4 manojos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Limpiador de suelos - 1 botella
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes
Consejos
- Calcula la vajilla para todos los asistentes confirmados y añade un 10 % de margen: para 40 personas, prepara al menos 44 vasos, platos y juegos de cubiertos.
- Para la barra, cuenta con un sacacorchos y un abridor de botellas por cada 25 invitados. Comprueba que funcionan antes de abrir el encuentro; son fáciles de olvidar y difíciles de sustituir a tiempo.
- Reserva una mesa para la inscripción y prepara una credencial y un rotulador permanente por persona inscrita. Coloca el material antes de que llegue el primer invitado.
- Si sirves café y té durante varias horas, prepara al menos una máquina de café, una tetera y una taza por asistente, además de algunas tazas de reserva. Comprueba con antelación que hay enchufes y cables alargadores suficientes.
- No dejes la iluminación y la decoración para el final: coloca las guirnaldas, los manteles y los arreglos florales antes de montar el buffet. Prueba los altavoces y las regletas al menos 30 minutos antes de la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos necesito para un encuentro de la asociación?
- Calcula un vaso para agua por persona y añade un 10 % de margen. Para 50 asistentes, prepara al menos 55 vasos; si también sirves vino y cerveza, necesitarás además copas específicas para esas bebidas.
- ¿Cuándo tengo que enfriar las bebidas?
- Mete las bebidas en las neveras portátiles entre 3 y 4 horas antes del comienzo. Así estarán frías cuando lleguen los invitados, incluso si tienes que abrir y cerrar las neveras varias veces.
- ¿Cuánto material de inscripción debo preparar?
- Prepara una credencial y un rotulador permanente por cada persona de la lista definitiva, más un 10 % adicional. Para 40 asistentes, lleva 44 credenciales y al menos 2 rotuladores.
- ¿Cuándo debo revisar la lista de la compra?
- Haz una primera revisión 48 horas antes, cuando ya estén cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Repite el recuento justo antes de salir a comprar para detectar bebidas, vajilla o material de registro que falten.
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