Vereinsfest: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für ein Vereinsfest brauchst du mehr als Essen und Getränke. Plane Geschirr, Buffet, Sitzplätze, Technik und Beleuchtung so, dass Aufbau und Ausgabe ohne Engpässe funktionieren. Die endgültige Teilnehmerzahl ist die Grundlage für Mengen und Getränkekühlung. Prüfe außerdem früh, wer Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Verlängerungskabel mitbringt, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 50
BestecksetsAnz. 80

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 5

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 3 Packungen
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Paprika - 10 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Brötchen - 80 Stück
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 6 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Nudelsalat - 6 Kilo
- Grüner Salat - 5 kilo
- Vegetarische Wraps - 40 Stück
- Hähnchenspieße - 100 Stück
- Vegetarische Burger - 30 Stück
- Miniwürstchen - 100 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Vegetarische Snacks - 4 Kartons
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Vegane Aufstriche - 4 Packungen
- Schokoladenkekse - 6 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Papierservietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück

Tipps

Rechne beim Geschirr mit mindestens einem Mehrweg-Teller, einem Besteckset und einem Wasserglas pro angemeldeter Person. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders wenn das Fest mehrere Stunden dauert.
Kaufe Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle sie mindestens 3 bis 4 Stunden vorher kalt und halte pro Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke bereit; Wasser sollte jederzeit verfügbar sein.
Plane den Buffetbereich mit wiederverwendbaren Schüsseln, Servierlöffeln, Schneidebrettern und Messern. Lege die benötigten Küchenhelfer spätestens am Vorabend zusammen, damit das Fertigstellen der Gerichte nicht ins Stocken gerät.
Prüfe die Technik mindestens einen Tag vorher: Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer, Laptops und alle Verlängerungskabel müssen zusammen getestet werden. Denke auch an die Kabellängen bis zum Buffet- und Musikbereich.
Dekoration und Beleuchtung werden häufig zu spät vorbereitet. Hänge Girlanden und Ballons erst nach dem Aufbau der Tische auf, aber teste LED-Lichterketten und LED-Lampen bereits am Vortag; für die Reinigung sollte mindestens ein Eimer bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für ein Vereinsfest?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Mehrweg-Teller, ein Besteckset und ein Wasserglas ein. Mit 10 Prozent Reserve bist du auch bei Nachschlag oder einem heruntergefallenen Teil abgesichert.
Wie viele Getränke soll ich für das Vereinsfest kaufen?: Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte Wasser ohne Wartezeit bereitstehen; die genaue Menge hängt von Dauer, Wetter und Altersstruktur der Gruppe ab.
Wann muss ich die Getränke für das Vereinsfest kühlen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit dem Kühlen. Wenn die Kühlschränke nicht ausreichen, verteile die Flaschen rechtzeitig auf Kühlboxen und kontrolliere die Temperatur vor dem Aufbau der Bar.
Was darf ich beim Vereinsfest neben Essen und Deko nicht vergessen?: Plane Technik und Stromversorgung als eigenen Prüfpunkt ein: Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer, Laptops und Verlängerungskabel sollten spätestens am Vortag getestet werden. Für den Aufbau gehören außerdem Sitzmöbel, Buffetische und ein Kleiderständer auf die Checkliste.

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