Eine würdige Verabschiedung des Stadtratsmitglieds planen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie spätestens sechs bis acht Wochen vorher Gästeliste, Ort und Einladungsversand fest. Bitten Sie bei der Anmeldung gleich um Ernährungswünsche und bestätigen Sie die Teilnahme verbindlich.
• Sammeln Sie Reden und Fotomaterial nicht erst in der letzten Woche. Setzen Sie eine Abgabefrist von 10 bis 14 Tagen vor der Feier und bauen Sie daraus das Programm und die Fotopräsentation.
• Reservieren Sie Sitzplatz und Tisch für den Ehrengast frühzeitig. Stimmen Sie Raumaufteilung, Rednertisch, Empfangstisch und Buffetische so ab, dass Gäste, Service und Vortragende sich nicht kreuzen.
• Testen Sie Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens einen Tag vorher. Prüfen Sie dabei auch Verlängerungskabel und die tatsächliche Position der Lautsprecher.
• Planen Sie den Aufbau rückwärts vom Empfang: Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein, Namensschilder und Programme bereitliegen, und Geschirr, Kaffeemaschinen sowie Thermoskannen müssen vor dem Catering-Aufbau am richtigen Platz stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verabschiedung eines Stadtratsmitglieds planen?

Starten Sie sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Ort, Gästeliste und Einladungen. Für Reden, Fotomaterial und Technik sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher feste Fristen gelten.

Wie viele Getränke braucht man für eine politische Verabschiedung?

Rechnen Sie für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stellen Sie zusätzlich Wasser bereit und kühlen Sie die Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Empfang.

Wann müssen die Reden für die Verabschiedung vorliegen?

Fordern Sie alle Reden 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung an. So bleiben mindestens zwei Tage für die Programmabstimmung, Änderungen an der Reihenfolge und einen Techniktest.

Wann sollte die Technik für eine Fotopräsentation getestet werden?

Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 24 Stunden vorher. Öffnen Sie die Präsentation am Veranstaltungsort und prüfen Sie auch Bildformat, Ton und verfügbare Anschlüsse.

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