Cómo organizar una despedida del concejal sin dejar cabos sueltos
Una despedida del concejal combina protocolo, intervenciones y una recepción en la que los tiempos deben estar muy claros. Empieza por cerrar la lista de invitados y el lugar; después confirma inscripciones, preferencias dietéticas y ponentes antes de preparar el programa. El regalo, los discursos y la presentación de fotos requieren más coordinación de la que parece. La última semana sirve para imprimir, probar la técnica y confirmar cada servicio, no para tomar decisiones importantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Confirmar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Invitar a los ponentes
- 8
Confirmar ponentes
- 9
Recopilar discursos
- 10
Elaborar el programa
2 personas
- 11
Elegir música para la recepción
- 12
Reservar el catering
- 13
Coordinar el menú con el catering
2 personas
- 14
Definir la distribución de la sala
2 personas
- 15
Determinar los asientos para el invitado de honor
- 16
Gestionar un regalo para el concejal
2 personas
- 17
Firmar la tarjeta regalo
3 personas
- 18
Reunir material fotográfico
2 personas
- 19
Crear la presentación de fotos
2 personas
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 22
Imprimir los programas
- 23
Preparar señales de ruta
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
3 personas
- 27
Envolver el regalo
2 personas
- 28
Limpiar la sala
2 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
4 personas
- 31
Montar mesas de buffet
3 personas
- 32
Preparar la vajilla
2 personas
- 33
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar la zona del escenario
2 personas
- 36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Preparar la presentación
- 38
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 41
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Evento
- 42
Recibir a los invitados
4 personas
- 43
Marcar las inscripciones
2 personas
- 44
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Anunciar el programa
- 47
Coordinar los discursos
2 personas
- 48
Reproducir la presentación
- 49
Entregar el regalo
3 personas
- 50
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 51
Abrir el buffet
2 personas
- 52
Reponer el bufé
3 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Recoger la vajilla
2 personas
- 55
Servir café y té
2 personas
- 56
Servir el postre
3 personas
- 57
Anunciar el discurso de despedida
- 58
Guiar el discurso de despedida
- 59
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 60
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
2 personas
- 65
Limpiar la sala
3 personas
- 66
Apagar la técnica
2 personas
- 67
Devolver los materiales prestados
2 personas
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 70
Enviar mensajes de agradecimiento
- 71
Compartir fotos con el concejal
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Porta-servilletascant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Marcos de fotoscant. 8
- Libro de recuerdos
- Bolígrafoscant. 6
- Papel de regalocant. 2
- Cintacant. 2
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Otros
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Señales de rutacant. 4
- Folletos del programacant. 100
- Atril de presentación
- Bolígrafos para invitadoscant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del acto. Así puedes entregar al catering el número final, las preferencias dietéticas y la distribución de mesas sin trabajar con estimaciones.
- Pide los discursos y las fotografías con 10 días de margen. Deja una persona responsable de reunirlos y comprueba que la presentación funciona en el portátil, el proyector y la pantalla previstos.
- Reserva un bloque de 30 minutos antes de la llegada para probar sonido, micrófonos inalámbricos, altavoces y cables. Haz la prueba con la sala colocada, porque la distancia entre la mesa de oradores y los altavoces puede provocar acoples.
- Define por escrito el asiento del invitado de honor y el orden de las intervenciones al elaborar el programa. Imprime un ejemplar para cada asistente y prepara tarjetas con nombres y señales de ruta antes del montaje.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y separa la recepción del servicio de comida. Coloca una mesa de recepción, otra para el buffet y un punto de café para evitar colas al comienzo del homenaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una despedida del concejal?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si habrá ponentes, catering y presentación de fotos. Deja cerrados el lugar, los invitados y los servicios principales durante los primeros 10 días.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes del acto, una vez cerradas las inscripciones. En ese momento entrega también las preferencias dietéticas y comprueba si el menú necesita ajustes.
- ¿Cuándo se deben entregar los discursos y las fotos?
- Solicita ambos materiales al menos 10 días antes y fija una fecha límite concreta. Reserva los últimos 3 días para editar la presentación, ordenar las intervenciones y corregir errores, no para recopilar contenido.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para probar la técnica?
- Calcula 30 minutos como mínimo el mismo día, antes de que lleguen los invitados. Prueba cada micrófono, el sonido, el proyector, la pantalla y la presentación completa desde el portátil que se utilizará.
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