Was du für einen Unternehmer-Empfang brauchst

Für einen Unternehmer-Empfang brauchst du mehr als Getränke und ein Buffet. Gäste bewegen sich zwischen Stehtischen, Registrierung und Gesprächen, deshalb müssen Mobiliar, Gläser, Namensschilder und Technik früh bereitstehen. Plane Getränke nach der Zahl der Zusagen und berücksichtige Kaffee, Wasser und alkoholfreie Optionen getrennt. Diese Einkaufsliste hilft dir, Lieferungen, Kühlung und die Ausstattung vor dem Empfang rechtzeitig zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Hohe StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
StühleAnz. 40
HockerAnz. 20
TischröckeAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 60
BiergläserAnz. 60
LongdrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServiertellerAnz. 12
SchälchenAnz. 12

Küche

KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 50
Willkommensschild
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

Stimmungslicht-SetsAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Roséwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Traubensaft - 4 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Limetten - 12 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Toast - 8 Packungen
- Butter - 500 Gramm
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Alter Käse - 1,5 Kilo
- Bitterballen - 200 Stück
- Mini-Frühlingsrollen - 100 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 1,5 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Gurken - 6 Stück
- Karotten - 2 Kilo
- Cocktailsauce - 2 Flaschen
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Servietten - 250 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück

Tipps

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit. Getränke, die gekühlt serviert werden, solltest du spätestens am Vortag in Kühlboxen oder Kühlschränken unterbringen.
Bestelle Gläser und Geschirr nicht nur nach der Gästezahl: Bei einem Empfang werden Weingläser, Biergläser und Longdrinkgläser oft parallel gebraucht. Rechne bei starkem Wechsel mit etwa 10 bis 15 Prozent Reserve.
Bereite Namensschilder mindestens einen Tag vorher vor und lege sie am Registrierungstisch in alphabetischer Reihenfolge aus. Halter und ein gut sichtbares Willkommensschild werden dabei leicht vergessen.
Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und beide Verlängerungskabel vor dem Aufbau gemeinsam. Ein kurzer Funktionstest in den Räumen verhindert, dass am Empfang Steckdosen oder Kabel fehlen.
Kontrolliere Catering- und Getränkelieferungen bei Ankunft anhand der Bestellung, nicht erst beim Buffetaufbau. Ernährungswünsche und fehlende Servierlöffel, Schälchen oder Schneidebretter lassen sich später nur schwer ausgleichen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Unternehmer-Empfang?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Für jede weitere Stunde kannst du etwa ein Getränk pro Person einplanen und Wasser sowie alkoholfreie Getränke separat kalkulieren.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Empfang?: Plane Teller, Besteck und Gläser für alle angemeldeten Gäste plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei mehreren Getränkesorten brauchst du je Person nicht nur ein Glas, weil Weinglas, Bierglas und Longdrinkglas parallel verwendet werden können.
Wann muss ich Namensschilder und Willkommensschild vorbereiten?: Bereite die Namensschilder spätestens am Vortag vor und sortiere sie nach Namen. Das Willkommensschild und die Namensschildhalter sollten beim Einrichten des Registrierungstischs direkt griffbereit sein.
Wann soll ich Getränke kühlen und Lieferungen kontrollieren?: Kühle die Getränke spätestens am Vortag, damit sie zum Empfang vollständig durchgekühlt sind. Lieferungen prüfst du sofort bei der Ankunft, idealerweise noch vor dem Aufbau von Buffet und Tischen.

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