Was du für einen Themenabend brauchst

Für einen Themenabend brauchst du mehr als Dekoration und passende Kostüme. Plane Ausstattung für Bühne, Publikum und Technik ebenso ein wie Geschirr, Kaffeezubehör und Kühlung. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Mikrofonständer oder genügend Gläser. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge rechtzeitig zu beschaffen, Mengen anhand der Anmeldungen zu planen und die technische Ausstattung vor der Generalprobe zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
StühleAnz. 110
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
KlappischeAnz. 6
BarhockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
DI-Box
Kassabox
Kartenterminal
Eingangsschild
Werkzeugkiste
AkkuschrauberAnz. 2
HämmerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
TrittleiternAnz. 2
Gaffer TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 2

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
VorhängeAnz. 2
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 3
PfeiltafelnAnz. 8
GarderobenbügelAnz. 120
NamensschilderAnz. 20
ArmbänderAnz. 120

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teebeutel - 200 Stück
- Kräutertee - 40 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Bier - 3 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 1 Kasten
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Partynüsse - 3 kilo
- Salziges Popcorn - 3 Kilo
- Mini-Pretzels - 2 Kilo
- Butterkekse - 5 Packungen
- Chocolate chip cookies - 5 Pakete
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Äpfel - 40 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Mandarinen - 40 Stück
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 4 Becher
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Wraps - 4 Packungen
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 150 Stück
- Papier-Rührstäbchen - 200 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 3 Packungen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen
- Lufterfrischer - 2 Sprühdosen
- Pflaster - 2 Dutzend
- Nitrilhandschuhe - 2 Kartons
- Kühlelemente - 12 Stück
- Flaschenöffner - 4 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Teefilter - 1 Karton
- Eiswürfel - 10 Kilo

Tipps

Plane Sitzplätze, Stehtische und Barhocker nach der bestätigten Publikumsliste. Rechne bei Reihenbestuhlung mit etwa 50 bis 60 Zentimetern Platz pro Stuhl, damit Wege und Einlass nicht blockiert werden.
Bestimme die Getränkemengen spätestens 7 Tage vorher. Für Kaffee und Tee kannst du als Richtwert 2 Tassen pro Gast einplanen; Gläser, Tassen und Thermoskannen sollten am Veranstaltungstag zusätzlich als Reserve vorhanden sein.
Prüfe die Bühnenelemente und Requisiten mindestens 2 Tage vor dem Themenabend vor Ort. So bleibt Zeit, fehlende Teile zu ersetzen oder die Anordnung an die verfügbare Fläche anzupassen.
Teste Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Box und Laptop bei der technischen Generalprobe mit dem tatsächlichen Programm. Lege für jedes Mikrofon außerdem einen Mikrofonständer und mindestens ein passendes Verlängerungskabel bereit.
Erfasse Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 5 Tage vor dem Catering-Einkauf. Berücksichtige bei Gebäck, Tellern, Schälchen und Servierbesteck etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachzügler und Nachschlag abgedeckt sind.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Themenabend?: Plane pro angemeldetem Gast mindestens einen Teller, ein Glas und eine Tasse ein. Bei Kaffee, Gebäck oder mehreren Gängen sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei Tellern, Gläsern und Teelöffeln.
Wann sollte ich die Technik für den Themenabend organisieren?: Buche oder beschaffe Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone und Scheinwerfer mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Der vollständige Funktionstest sollte spätestens 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung bei der technischen Generalprobe stattfinden.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Themenabend?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Kaufe die genaue Menge nach Ende der Anmeldungen, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Termin.
Was wird bei einem Themenabend am häufigsten vergessen?: Häufig fehlen Verlängerungskabel, Lichtstative, Servierbesteck und zusätzliche Kleiderständer für Kostüme. Kontrolliere diese Dinge spätestens am Vortag anhand einer Packliste und teste Stromanschlüsse vor dem Aufbau.

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