Was du für einen Themenabend einkaufen und bereitlegen musst
Für einen Themenabend brauchst du mehr als Dekoration und Getränke: Einlass, Garderobe, Bühne und Technik müssen am Veranstaltungstag gleichzeitig funktionieren. Plane Gläser, Teller und Tassen nach der Gästezahl und bestelle Catering sowie Sonderkost rechtzeitig. Prüfe Lautsprecher, Funkmikrofone und Beleuchtung vor dem Aufbau. Die Einkaufsliste umfasst außerdem Beschilderung, Tischdecken, Requisiten und Material zur sicheren Kabelführung.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidetischeAnz. 2
- Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Abspiel-Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- BaustrahlerAnz. 2
- KabeldimmerAnz. 2
Dekoration
- HintergrundtücherAnz. 2
- DekorplattenAnz. 4
- Dekorative PflanzenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
- Eingangsschild
- RichtungspfeileAnz. 8
- NamensschilderAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- VorratsboxenAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zitronen - 6 Stück
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreie Biere - 12 Flaschen
- Chips natur - 4 Beutel
- Paprikachips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Popcorn - 3 Tüten
- Salzige Erdnüsse - 2 Beutel
- Rosinen - 2 Säcke
- Äpfel - 40 Stück
- Trauben - 3 Kilo
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hummus ohne Knoblauch - 2 Schalen
- Baguettes - 10 Stück
- Toast - 8 Packungen
- Butter - 2 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Papierservietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Pappbecher - 100 Stück
- Holzrührstäbchen - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Bodenreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Nachfüllpackungen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Glas, einen Teller und eine Gabel ein; bei einem Abend mit Catering sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
- Kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Einlass. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen.
- Teste Abspiel-Laptop, Audiomischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone am selben Tag vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel und Gaffer Tape direkt an der Technik bereit.
- Stelle Eingangsschild und Richtungspfeile vor dem Öffnen auf, nicht erst während des Einlasses. Namensschilder und Gästeliste gehören an einen eigenen Tisch neben der Garderobe.
- Baue die Bühne und Spielfläche zuerst auf und richte danach Dekorplatten, Hintergrundtücher und Pflanzen aus. Sichere Kabel mit Gaffer Tape und prüfe LED-Bühnenlichter sowie Baustrahler vor Beginn des Programms.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Themenabend?
- Rechne je Gast mit einem Teller, einer Gabel, einem Glas und – falls Kaffee serviert wird – einer Tasse und einem Teelöffel. Beschaffe zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve, damit Nachschub und Ersatz vorhanden sind.
- Wie viele Getränke sollte ich für einen Themenabend kaufen?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen und berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche mindestens einige Tage vor dem Termin.
- Wann muss ich die Technik für den Themenabend prüfen?
- Führe den vollständigen Funktionstest am Veranstaltungstag spätestens zwei Stunden vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Abspiel-Laptop, Kabel und Bühnenbeleuchtung gemeinsam.
- Wann sollte ich Catering und Sonderkost bestellen?
- Bestelle das Catering mindestens sieben Tage vor dem Themenabend und übermittle die erfassten Ernährungswünsche direkt mit. Aktualisiere die Gästezahl spätestens 48 Stunden vorher, sofern der Anbieter keine andere Frist nennt.
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