Was du für einen Themenabend brauchst
Ein Themenabend braucht mehr als Dekoration und ein passendes Programm. Plane Sitzplätze, Gläser, Technik, Licht und Requisiten so, dass Aufbau und Ablauf nicht ins Stocken geraten. Für Getränke und Snacks solltest du die Gästezahl spätestens einige Tage vorher festlegen und Kühlmöglichkeiten einplanen. Diese Checkliste hilft dir, beim Einkauf und beim Packen nichts für Bühne, Publikum oder Bewirtung zu vergessen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Bühne
- PublikumssitzeAnz. 120
- KlappischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- Mischpult
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
- LED-LampenAnz. 8
Dekoration
- HintergrundvorhängeAnz. 3
- VorhängeAnz. 4
- DekorplattenAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
- GeschirrtücherAnz. 12
- KühlelementeAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Mini-Käsegebäckstangen - 5 Packungen
- Mini-Frühlingsrollen - 5 Packungen
- Gurke - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Cracker - 8 Packungen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Müllsäcke für Glas - 1 Rolle
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen
Tipps
- Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit zwei bis drei Portionen pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn kühlen, damit nicht alles im letzten Moment in Kühlboxen muss.
- Plane pro Gast einen Teller, ein Besteckset und ein Glas ein; für Kaffee kommen zusätzlich eine Tasse und ein Teelöffel hinzu. Halte etwa 10 Prozent Reserve bereit, besonders wenn während des Abends nachgeschenkt wird.
- Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Musikplayer spätestens am Vortag gemeinsam mit den Verlängerungskabeln. Ein kurzer Soundcheck von 30 Minuten vor dem Einlass zeigt, ob Kabel, Stromanschlüsse und Lautstärken funktionieren.
- Klebe Kabel und Dekorationsplatten nicht erst während des Einlasses fest. Lege Klebeband und Kabelbinder zusammen mit Vorhängen, Hintergrundvorhängen und Requisiten bereit und plane dafür mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.
- Stelle Abfallbehälter, Servierlöffel, Kaffeekannen und Thermoskannen vor Beginn an den vorgesehenen Platz. Snacks lassen sich etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Einlass vorbereiten, ohne dass sie lange offen stehen.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für einen Themenabend?
- Plane mindestens ein Glas pro Gast plus 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Gästen sind das 44 Gläser; bei häufigem Wechsel oder begrenzter Spülmöglichkeit besser zwei Gläser pro Person.
- Wie viele Getränke brauche ich für 40 Gäste?
- Für die erste Stunde rechnest du mit 80 bis 120 Getränken, also zwei bis drei pro Person. Für jede weitere Stunde kommen ungefähr ein bis zwei Getränke pro Gast hinzu; Wasser solltest du zusätzlich einplanen.
- Wann muss ich die Technik für den Themenabend testen?
- Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Musikplayer und Beleuchtung spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass noch ein kompletter Sound- und Lichtcheck stattfinden.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau der Dekoration?
- Plane für Vorhänge, Hintergrundvorhänge, Dekorplatten, Klebeband und Kabelbinder mindestens 60 Minuten ein. Bei einer Bühne mit Lichtstativen und Theaterscheinwerfern sind 90 bis 120 Minuten realistischer, inklusive Sicherheitskontrolle.
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