Organiser un marathon de théâtre sans perdre le fil

Un marathon de théâtre se prépare d’abord comme une longue chaîne de représentations, puis comme une journée d’accueil du public. Commencez par réserver le lieu et fixer le programme, avant de confirmer les spectacles et les besoins techniques des artistes. Ouvrez ensuite les inscriptions, suivez les réponses et préparez un déroulé précis. Les oublis arrivent souvent à la fin : accès, accessibilité, impressions, clés, boissons et matériel doivent être vérifiés avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Établir le programme
2 personnes
3
Confirmer les représentations
2 personnes
4
Informer les artistes
5
Recueillir les besoins techniques
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les besoins d’accessibilité
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Publier le programme
14
Envoyer les indications d'accès
15
Clore la billetterie
16
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
17
Imprimer la liste des artistes
18
Imprimer le déroulé
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Trier les impressions
24
Récupérer les clés du lieu

Événement

25
Marquer l’entrée
2 personnes
26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
30
Installer les éléments de décor
3 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Répéter les changements de rôle
3 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Préparer les programmes
2 personnes
39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Enregistrer la présence
2 personnes
42
Présenter le programme
43
Encadrer la première représentation
3 personnes
44
Servir les boissons de pause
4 personnes
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
48
Servir le dîner
5 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
55
Rassembler les objets trouvés
56
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Éteindre l’éclairage
59
Démonter les éléments de décor
3 personnes
60
Remettre les chaises en place
4 personnes
61
Démonter les tables
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
2 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Vérifier les toilettes
66
Emballer le matériel
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Archiver les photos et les fichiers
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Tables de logeqté 3
Porte-manteauxqté 4
Cintresqté 60
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampadairesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tissus décoratifsqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 120

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 130
Bol à soupeqté 110
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Serviettesqté 300
Bâtonnets pour caféqté 200

Catering

Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de présentationqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Paperasse

Flyers du programmeqté 130
Étiquettes nominativesqté 130
Listes de présenceqté 6
Stylosqté 20
Post-itqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Ruban de papierqté 6
Enveloppesqté 40

Nettoyage

Sacs poubelleqté 40
Gants de nettoyageqté 6
Épongesqté 8
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8
Gants de travailqté 6
Trousse de premiers secours

Stockage

Caisses en plastiqueqté 12
Glacièresqté 4
Portants à vêtementsqté 3

Outils

Marteauqté 2
Tournevisqté 2
Serre-câblesqté 100
Mètre rubanqté 2

Conseils

Bloquez le lieu avant de confirmer les représentations : prévoyez assez de temps entre deux spectacles pour les changements de décor, les réglages son et l’accueil du public.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la confirmation. Notez notamment les microphones, projecteurs, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises nécessaires à chaque passage.
Fixez une date de clôture de la billetterie au moins 3 jours avant le marathon. Vous pourrez alors établir la liste définitive des visiteurs, préparer les badges et anticiper les besoins alimentaires ou d’accessibilité.
Préparez un déroulé imprimé pour l’équipe et une liste des artistes séparée. Triez les impressions avant le jour J afin de ne pas chercher les informations entre deux représentations.
Organisez l’arrivée au lieu la veille ou plusieurs heures avant l’accueil : récupérez les clés, marquez l’entrée, installez les panneaux de direction et testez la sonorisation avec les haut-parleurs et la table de mixage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon de théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les représentations, ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins techniques, alimentaires et d’accessibilité.
Quand faut-il clôturer les inscriptions pour un marathon de théâtre ?: Clôturez la billetterie environ 3 jours avant l’événement. Il restera assez de temps pour établir la liste définitive des visiteurs, imprimer les documents et ajuster l’accueil.
Quand faut-il demander les besoins techniques des artistes ?: Demandez-les au moment où chaque représentation est confirmée, au moins 2 semaines avant le marathon. Relancez les artistes 5 à 7 jours avant afin de vérifier les microphones, l’éclairage et les branchements.
Combien de temps prévoir entre deux spectacles ?: Prévoyez au minimum 20 à 30 minutes entre deux représentations. Ce créneau couvre la sortie du public, le changement de matériel et un test rapide du son ou de la projection.

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