Einkaufsliste für ein Theaterfestival

Bei einem Theaterfestival brauchst du mehr als Bühne und Stühle: Ton, Licht, Wegeführung, Garderobe und Einlass müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane die Ausstattung pro Spielbereich und prüfe vor dem Einkauf, was bereits vorhanden oder reserviert ist. Für Getränke, Namensschilder und Programmhefte solltest du die bestätigte Gästezahl als Grundlage nehmen. Besonders Kabel, Batterien und Beschilderung werden häufig erst beim Aufbau vermisst.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbsperrpfostenAnz. 10
WarteschlangenbänderAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
AudiokabelAnz. 8
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
StimmungsleuchtenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 8
FestivalflaggenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 5
KleberAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 5 Flaschen
- Apfelsaft - 5 Pakete
- Orangensaft - 6 Packungen
- Tonic - 3 Flaschen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Gurke - 4 Kilo
- Tomaten - 4 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 3 kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Birnen - 4 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Salzcracker - 8 Packungen
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 180 Stück
- Bitterballen - 180 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 120 Stück
- Vegane Samosas - 120 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Sweet-Chili-Sauce - 2 Flaschen
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Italienische Kräuter - 1 Dose
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Honig - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Zartbitterschokolade - 2 Kilo
- Milchschokolade - 2 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Backpapier - 4 Rollen
- Frischhaltedosen - 20 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Gefrierbeutel - 4 Kartons

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Stuhl und halte zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve bereit. Für Warteschlangen brauchst du Absperrpfosten und Bänder bereits am Eingang, nicht erst nach Beginn der ersten Vorstellung.
Rechne für das erste Festivalstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Kühlprodukte spätestens am Veranstaltungstag abholbereit. Berücksichtige dabei Künstler, Helfer und erwartete Gäste getrennt.
Lege für jedes Funkmikrofon einen vollständigen Satz Ersatzbatterien sowie weitere Batterien für die Bühnenbeleuchtung zurück. Teste Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Laptop vor dem technischen Durchlauf.
Plane mindestens einen Wegweiser an jedem Abzweig und ein deutliches Schild für Eingang, Kasse und Garderobe ein. Kleiderbügel sollten etwa ein Drittel mehr als die erwartete Zahl der Garderobenstücke vorhanden sein.
Bereite Programmhefte und Namensschilder vor dem Öffnen der Location vor: Rechne ein Programmheft pro Besucher plus 10 Prozent Reserve. Lege außerdem eine kleine Reserve an Kabelmatten und Verlängerungskabeln für spontane Umbauten zurück.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Theaterfestival?: Du brauchst Ausstattung für Bühne, Ton, Licht, Sitzplätze, Einlass, Garderobe und Orientierung. Dazu gehören unter anderem Bühnenelemente, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Bühnenstrahler, Stühle, Absperrungen, Wegweiser und Programmhefte.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Theaterfestival?: Plane einen Stuhl pro bestätigtem Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Sitzgästen sind das 105 Stühle, sofern keine Stehplätze vorgesehen sind.
Wie viele Getränke soll ich für ein Theaterfestival kaufen?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei 80 Gästen entspricht das 160 bis 240 Getränken; Künstler und Helfer solltest du zusätzlich einplanen.
Wann sollte ich die Technik für ein Theaterfestival prüfen?: Prüfe Technik, Kabel und Batterien mindestens 24 Stunden vor dem Festival und führe am Veranstaltungstag einen vollständigen technischen Durchlauf durch. So bleibt Zeit, fehlendes Material zu reservieren oder abzuholen.

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