Theaterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Theaterfestival braucht mehr als ein gutes Programm: Spielorte, Aufführungszeiten, Künstler, Technik, Einlass und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Räumen und Anmeldeformular, damit technische Anforderungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. In den letzten Tagen zählen belastbare Listen, getestete Kabel und ein klarer Zugang zur Location. Am Veranstaltungstag prüfst du zuerst Räume, Kasse, Technik und Wegweiser, bevor Publikum und Ensembles eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Spielbereiche reservieren
Vorstellungen und Zeiten bestätigen
2 Personen
Künstler und Mitarbeiter einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kartenverkauf und Gästeliste schließen
Programmhefte vorbereiten
2 Personen
Künstlerinformationen versenden
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
Programmhefte fertigstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
Aufführungen technisch durchgehen
3 Personen
Locationschlüssel und Zugang regeln
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Lichttechnik aufhängen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone und Musik testen
2 Personen
Dekorstücke bereitstellen
3 Personen
Dekoration am Eingang aufhängen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
2 Personen
Programmhefte und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Weg- und Saalschilder aufstellen
2 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Gäste in den Saal begleiten
3 Personen
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
Dekor wechseln
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
Saal und Foyer zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Publikum in der Pause begleiten
3 Personen
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
Lichtstimmungen für das Finale einstellen
2 Personen
Abschlussvorstellung begleiten
3 Personen
Künstler zum Abschluss begleiten
2 Personen
Abschluss und Dankesrede übernehmen
Abreisende Besucher begleiten
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Foyer reinigen
3 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Deko und Requisiten einpacken
4 Personen
Licht- und Tontechnik abbauen
3 Personen
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material sortieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbsperrpfostenAnz. 10
WarteschlangenbänderAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
AudiokabelAnz. 8
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
StimmungsleuchtenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 8
FestivalflaggenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 5
KleberAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Aufführungszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Künstler ihre technischen Anforderungen passend zu den jeweiligen Spielbereichen angeben.
Schließe Kartenverkauf und Gästeliste spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Festival. Dann kannst du Sitzplätze, Namensschilder, Programmhefte und Cateringmengen verlässlich planen.
Plane für Technik nicht nur Lautsprecher und Mischpult ein: Prüfe jedes Mikrofon, Audio- und Lautsprecherkabel sowie Verlängerungskabel bei einem vollständigen Durchlauf vor Ort.
Regle Schlüssel, Zugang und Aufbauzeit mindestens 1 Tag vorher. Am Veranstaltungstag sollten Bühne, Stühle, Warteschlangenbänder, Garderobe und Wegweiser vor dem Einlass bereitstehen.
Hole Getränke und Kühlprodukte möglichst am selben Tag oder höchstens 24 Stunden vorher ab. Bereite Programmhefte und Namensschilder spätestens am Vorabend fertig vor, damit beim Einlass nichts mehr gedruckt werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterfestival organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Spielorten und Einladungen. Technische Anforderungen, Anmeldungen und Cateringmengen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Festival feststehen.
Wann sollte man die Anmeldungen für ein Theaterfestival schließen?: Schließe das Online-Anmeldeformular und den Kartenverkauf idealerweise 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch 1 bis 2 Tage für Gästeliste, Sitzordnung, Namensschilder und Mengenberechnung.
Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einem Theaterfestival?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Aufbau, Kabelprüfung und einen vollständigen technischen Durchlauf ein. Bei mehreren Bühnen oder Aufführungen sollte der Check spätestens am Vortag beginnen.
Was muss am Veranstaltungstag vor dem Einlass geprüft werden?: Kontrolliere mindestens 90 Minuten vorher Zugang, Räume, Bühne, Bestuhlung, Wegweiser, Kasse, Kartenlesegerät und Technik. Getränke, Programmhefte und Namensschilder sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls am richtigen Platz liegen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.