Checklist pour organiser un festival de théâtre
Un festival de théâtre demande de coordonner les spectacles, les artistes, les espaces de jeu et l’accueil du public. Commence par verrouiller la date, le programme et le lieu, puis avance vers les inscriptions, la technique et la billetterie. Les derniers jours servent surtout à confirmer les horaires, préparer les badges et les programmes, tester le paiement et vérifier chaque accès. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 61 éléments nécessaires au suivi du festival.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces de jeu
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Inviter les artistes et le personnel
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la billetterie et la liste d’invités
Préparer les programmes
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Finaliser les brochures du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
Passer en revue techniquement les spectacles
3 personnes
Organiser les clés du lieu et l’accès
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Disposer les chaises en configuration théâtre
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les micros et la musique
2 personnes
Installer les éléments de décor
3 personnes
Accrocher la décoration à l'entrée
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter le buffet traiteur
2 personnes
Préparer les brochures du programme et les badges
2 personnes
Installer les panneaux d’orientation et de salle
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager le vestiaire des artistes
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les invités à la salle
3 personnes
Encadrer la première représentation
3 personnes
Changer le décor
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Contrôler la salle et le foyer entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
Régler les éclairages pour le final
2 personnes
Animer le spectacle de clôture
3 personnes
Accompagner les artistes à la clôture
2 personnes
Préparer la clôture et le discours de remerciement
Accompagner les visiteurs au départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Emballer la décoration et les accessoires
4 personnes
Démonter le matériel d’éclairage et de sonorisation
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Trier le matériel restant
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Escalier de podium
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 12
- Tabourets de barqté 8
- Portantsqté 3
- Cintresqté 180
- Poteaux de balisageqté 10
- Bracelets de file d’attenteqté 6
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Câbles de haut-parleurqté 4
- Câbles audioqté 8
- Ordinateur portable
- Lecteur audio
- Rallonges électriquesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Contrôleur d'éclairage
- Lampes d'ambianceqté 12
- Pilesqté 24
Décoration
- Toiles de fondqté 3
- Panneaux décoratifsqté 6
- Plantes décorativesqté 8
- Drapeaux de festivalqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux du programmeqté 5
- Colle repositionnableqté 4
- Ruban gafferqté 6
Vaisselle
- Verres à eauqté 200
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 120
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Louchesqté 8
- Pains de glaceqté 12
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Éponges de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Essuie-toutqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la programmation et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions : les artistes, le public et l’équipe technique doivent recevoir les mêmes informations. Prévois une date de clôture pour la billetterie et la liste des invités.
- Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis calcule les quantités de catering après la clôture. Récupère les boissons et les produits réfrigérés le plus près possible du jour d’accueil.
- Fais un recensement technique spectacle par spectacle, puis réserve le matériel avant la dernière semaine. Vérifie notamment les câbles, les rallonges, les multiprises, les passe-câbles et les microphones sans fil.
- Prépare les programmes, brochures et badges nominatifs avant l’ouverture du lieu. Garde une petite marge pour les changements de distribution ou d’horaire annoncés après l’impression.
- Organise les clés et les accès avant le jour J, puis teste la caisse et le terminal de paiement sur place. À l’ouverture, contrôle d’abord l’entrée, la salle, la signalétique et le matériel technique avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?
- Commence idéalement 6 à 9 mois avant le festival pour fixer la date, réserver le lieu et confirmer les spectacles. Les inscriptions, les besoins techniques et le catering peuvent ensuite être traités au fil des confirmations.
- Quand fermer la billetterie d’un festival de théâtre ?
- Ferme la billetterie et la liste des invités 3 à 7 jours avant l’ouverture, selon la capacité de la salle et tes besoins de catering. Ce délai permet de finaliser les programmes, les badges et les quantités de boissons.
- Combien de temps prévoir pour les réglages techniques ?
- Prévois au moins 2 à 3 heures avant le premier spectacle pour installer et tester la sonorisation, l’éclairage, l’ordinateur, les câbles et les passe-câbles. Ajoute une répétition technique pour chaque spectacle qui utilise une configuration différente.
- Quand préparer les badges et les brochures du programme ?
- Prépare-les 2 à 3 jours avant le festival, une fois les horaires, les artistes et les informations pratiques confirmés. Imprime une petite réserve pour remplacer les exemplaires perdus ou corrigés le jour même.
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