Checklist para organizar un festival de teatro sin olvidos

Organizar un festival de teatro exige coordinar programación, salas, artistas, público y equipos técnicos en un orden claro. Empieza fijando la fecha y el programa, y confirma después el recinto, los horarios y las necesidades de cada actuación. Las inscripciones, las entradas y la información técnica suelen retrasarse si no tienen una fecha de cierre propia. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del festival con el montaje, la recepción y la función preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas de juego
Confirmar actuaciones y horarios
2 personas
Invitar a artistas y personal
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la venta de entradas y la lista de invitados
Preparar folletos del programa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Hacer reservas de material
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
Terminar los folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
Revisar los aspectos técnicos de los espectáculos
3 personas
Gestionar las llaves y el acceso de los locales
Probar la caja y el terminal de pago
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar las sillas en disposición teatral
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar micrófonos y música
2 personas
Preparar los elementos decorativos
3 personas
Colgar la decoración en la entrada
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé de catering
2 personas
Dejar listos los folletos del programa y las acreditaciones
2 personas
Colocar carteles de ruta y sala
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino del artista
Abrir la taquilla
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Acompañar a los invitados al salón
3 personas
Guiar la primera función
3 personas
Cambiar la decoración
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Comprobar periódicamente la sala y el foyer
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar la tercera función
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Guiar al público durante el descanso
3 personas
Acompañar la cuarta función
3 personas
Configurar los niveles de luz para el cierre
2 personas
Coordinar el espectáculo de clausura
3 personas
Guiar a los artistas al cierre
2 personas
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
Guiar a los visitantes que salen
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Limpiar las salas
3 personas
Empacar la decoración y los accesorios
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación y sonido
3 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Clasificar los materiales sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los productos no utilizados
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Postes separadorescant. 10
Brazaletes para la colacant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cables de altavozcant. 4
Cables de audiocant. 8
Portátil
Reproductor de música
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Luces decorativascant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 8
Banderas del festivalcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 5
Masilla adhesivacant. 4
Cinta gaffercant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Toallas de papelcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la programación y los horarios antes de abrir las inscripciones: los cambios posteriores afectan a artistas, salas, folletos y venta de entradas.
Pide los requisitos técnicos a cada compañía con al menos 3 semanas de antelación. Anota conexiones, micrófonos, focos, cables y necesidades de escenario por espectáculo.
Cierra la lista de invitados y la venta de entradas entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite calcular el catering, preparar las tarjetas de nombre y resolver preferencias dietéticas.
Haz una prueba completa de sonido, iluminación y reproducción el día anterior, no al abrir las puertas. Comprueba la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, los cables, el controlador de luces y las baterías.
Prepara un punto de acceso con llaves, señalización y control de pagos al menos 60 minutos antes de la primera actuación. Revisa también la entrada, las filas, los percheros y el recorrido hasta cada sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y salas. Reserva el recinto y fija el programa al principio; deja las compras, los folletos y el montaje para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones y la venta de entradas entre 5 y 7 días antes del festival. Usa ese número final para calcular las cantidades de comida y bebida y comprobar las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica de un festival de teatro?: Haz una prueba general el día anterior y una comprobación rápida entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Revisa cada sala, los altavoces, la mesa de mezclas, los focos, los cables y la reproducción desde el portátil.
¿Qué hay que preparar el día del festival de teatro?: Abre el recinto al menos 60 minutos antes de la primera función. Comprueba la sala y la entrada, coloca la señalización, prepara las tarjetas de nombre, prueba la caja y el terminal de pago y confirma que cada artista conoce su horario.

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