Technologiemesse organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie den Messeplan erst an, wenn die Ausstellerliste weitgehend feststeht. Reservieren Sie pro Stand nicht nur die Tischbreite, sondern auch Platz für Besucher, Stühle und Kabelwege.
• Fragen Sie technische Anforderungen spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe ab. Halten Sie fest, ob Laptops, Tablets, Bildschirme, Projektoren, Webcams oder spezielle HDMI-, USB-C- und Ethernetkabel benötigt werden.
• Testen Sie WLAN, Präsentationen, Mikrofone und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens einen Tag vorher. Prüfen Sie dabei jedes Kabel und jede Stromversorgung, statt nur die Geräte einzuschalten.
• Verschicken Sie Ausstellerinformationen und Bestätigungen spätestens eine Woche vor dem Termin. Fügen Sie Ankunftszeit, Standplatz, Aufbauhinweise, Messeprogramm und den Ansprechpartner für technische Probleme hinzu.
• Bestellen Sie Catering nach den tatsächlich bestätigten Anmeldungen und berücksichtigen Sie Ernährungswünsche. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden; Kaffee, Gläser, Tassen und Teller dürfen nicht erst während des Aufbaus gesucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Technologiemesse organisieren?

Beginnen Sie idealerweise acht bis zwölf Wochen vor dem Messetermin. So bleiben mindestens zwei bis drei Wochen für Ausstelleranmeldungen, Standverteilung und technische Rückfragen.

Wann sollte man Aussteller zu einer Technologiemesse einladen?

Laden Sie Aussteller sechs bis acht Wochen vorher ein und öffnen Sie gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine verbindliche Frist etwa drei Wochen vor der Messe gibt Ihnen Zeit für Messeplan, Namensschilder und Bestätigungen.

Wie viele Techniktests braucht eine Technologiemesse?

Planen Sie einen vollständigen Test am Vortag und eine kurze Funktionsprüfung am Veranstaltungsmorgen ein. Testen Sie mindestens WLAN, Strom, Bildschirme, Projektoren, Präsentationsklicker sowie Audio- und Videogeräte.

Wann sollte man Catering für eine Technologiemesse bestellen?

Bestellen Sie das Catering etwa sieben bis zehn Tage vorher, sobald die Anmeldungen belastbar sind. Prüfen Sie zwei bis drei Tage vor der Messe noch einmal die Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche.

Ähnliche Pläne

• Animationsfilmfestival organisieren: die komplette Checkliste
• Einkaufsliste für ein Animationsfilmfestival
• Ein Animationsfilmfestival Schritt für Schritt organisieren
• Jobmesse organisieren: die vollständige Checkliste