Zo organiseer je een technologiebeurs zonder technische verrassingen

Begin met de beursdatum, locatie en exposantenlijst; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Open vervolgens de aanmelding en vraag direct naar standafmetingen, stroom, internet, schermen en andere technische wensen. Werk daarna de plattegrond, het programma en de registratie uit, zodat exposanten op tijd weten waar ze staan en wat ze moeten meenemen. Test alle techniek uiterlijk een dag vooraf en plan op de beursdag tijd voor opbouw, badges en een laatste controle van kabels en presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Beursplattegrond maken
2 personen
7
Standplaatsen toewijzen
2 personen
8
Technische wensen opvragen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Bevestigingen versturen
2 personen
12
Naambadges ontwerpen
13
Beursprogramma opstellen
2 personen
14
Exposanteninformatie versturen
2 personen
15
Catering bestellen
2 personen
16
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
17
Techniek testen
2 personen
18
Naambadges printen
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Beursmaterialen klaarzetten
3 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Standwanden plaatsen
4 personen
27
Exposantenstands nummeren
2 personen
28
Stroompunten verdelen
3 personen
29
Kabels veilig afplakken
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Naambadges sorteren
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Demoruimte inrichten
3 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Drankpunten inrichten
2 personen
36
Testregistratie uitvoeren
2 personen

Event

37
Exposanten ontvangen
3 personen
38
Bezoekers registreren
4 personen
39
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
40
Demonstraties begeleiden
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
47
Exposanten ondersteunen
2 personen
48
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Exposanten laten afbouwen
4 personen
50
Apparatuur uitschakelen
2 personen
51
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
52
Standwanden demonteren
4 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Afval afvoeren
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Materialen inventariseren
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Statafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Registratiebalie
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Webcamsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 4
Wifi-routersaantal 3
USB-opladersaantal 12
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 24
HDMI-kabelsaantal 12
USB-C-kabelsaantal 12
Ethernetkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Powerbanksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Voedseltangenaantal 8

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Exposantenbordjesaantal 24
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Snoerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Registratie

Naambadgesaantal 400
Badgehoudersaantal 400
Lanyardsaantal 400
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 450
Beursplattegrondenaantal 450
Programmafoldersaantal 450
Polsbandjesaantal 400

Promotie

Flyersaantal 600
Visitekaartjesbakjesaantal 24
Notitieblokkenaantal 400
Balpennen voor bezoekersaantal 400
Goodiebagsaantal 350
Stickersaantal 500
A4-hoezenaantal 100

Veiligheid

Kabeltapeaantal 12
Markeerlintaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8
Afzetpalenaantal 8

Kantoor

Printpapieraantal 5
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Schaaraantal 6
Permanent markersaantal 24
Post-itsaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Elastiekenaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Tips

Vraag technische wensen tegelijk met de aanmelding op en zet per exposant vast hoeveel stroompunten, schermen, laptops of kabels nodig zijn. Zo ontdek je niet pas bij de opbouw dat een stand alleen met HDMI of USB-C kan werken.
Maak de beursplattegrond vóór je standplaatsen definitief toewijst. Houd ruimte vrij voor de registratiebalie, looproutes, statafels en kabelgoten; zet drukke stands niet allemaal naast dezelfde ingang.
Stuur bevestigingen en exposanteninformatie minstens 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin de opbouwtijd, standnummer, route, wifi-instructies, contactpersoon en wat de exposant zelf moet meenemen.
Test projectoren, beeldschermen, presentaties, microfoons, speakers en wifi uiterlijk de dag vóór opening. Leg reservekabels, stekkerdozen, verlenghaspels, opladers en een gereedschapskoffer op één herkenbare plek.
Print de naambadges en routeborden vóór de opbouw en maak de registratiebalie als eerste operationeel. Zet daarnaast dranken gekoeld en controleer dieetwensen voordat de catering wordt geleverd, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een technologiebeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Open de aanmelding uiterlijk 6 weken voor de beurs en sluit de technische inventarisatie ongeveer 2 weken vooraf.
Wanneer moet je de plattegrond van een technologiebeurs maken?: Maak een eerste plattegrond zodra je de locatie hebt vastgelegd en werk die binnen 2 weken bij met de exposantenlijst. Bevestig de definitieve standplaatsen uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een technologiebeurs?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, standwanden, registratie, kabels en techniek. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige test van presentaties, wifi, beeld en geluid.
Wanneer stuur je exposanteninformatie voor een technologiebeurs?: Stuur de praktische informatie minstens 7 dagen vooraf en vraag ontbrekende technische gegevens uiterlijk 14 dagen vooraf op. Verstuur een laatste bevestiging met standnummer en opbouwtijd 2 tot 3 dagen voor de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.