Organiser un salon de la technologie, étape par étape
Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le salon autour des exposants et de leurs contraintes techniques. Les inscriptions, le plan des emplacements et le programme doivent avancer ensemble : chaque modification tardive entraîne de nouveaux badges, panneaux ou branchements. Prévoyez une validation technique avant le jour J et gardez une marge pour les câbles, le Wi-Fi et l’accueil. La dernière journée doit servir à installer et tester, pas à décider.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
- 2
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Inviter les exposants
2 personnes
- 6
Créer le plan du salon
2 personnes
- 7
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 8
Demander les besoins techniques
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Envoyer les confirmations
2 personnes
- 12
Créer les badges nominatifs
- 13
Élaborer le programme du salon
2 personnes
- 14
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
- 15
Commander le catering
2 personnes
- 16
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
- 17
Tester la technique
2 personnes
- 18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Préparer les panneaux de direction
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Installer le matériel du salon
3 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Installer les parois des stands
4 personnes
- 27
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
- 28
Répartir les points d'alimentation
3 personnes
- 29
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
3 personnes
- 30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 31
Trier les badges nominatifs
2 personnes
- 32
Installer la signalétique
2 personnes
- 33
Aménager la salle de démonstration
3 personnes
- 34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 35
Mettre en place les points boissons
2 personnes
- 36
Effectuer l’enregistrement test
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les exposants
3 personnes
- 38
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
- 39
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 40
Encadrer les démonstrations
3 personnes
- 41
Servir le café et le thé
3 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
- 45
Rassembler les déchets
2 personnes
- 46
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 47
Aider les exposants
2 personnes
- 48
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
- 49
Démonter les stands des exposants
4 personnes
- 50
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 51
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Évacuer les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Inventorier le matériel
2 personnes
- 57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d'expositionqté 24
- Tables hautesqté 12
- Chaisesqté 80
- Panneaux de standqté 24
- Comptoir d'inscription
- Tabouretsqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Écransqté 6
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Webcamsqté 4
- Cliques de présentationqté 4
- Routeurs Wi-Fiqté 3
- Chargeurs USBqté 12
- Rallonges électriquesqté 8
- Multiprisesqté 24
- Câbles HDMIqté 12
- Câbles USB-Cqté 12
- Câbles Ethernetqté 12
- Goulottes de câblesqté 12
- Passe-câblesqté 10
- Batteries externesqté 6
- Imprimantes d’étiquettesqté 2
- Microphones mainqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces alimentairesqté 8
Décoration
- Bannières d'entrepriseqté 12
- Sets de nappesqté 24
- Panneaux indicateursqté 12
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux pour exposantsqté 24
- Panneaux d'informationqté 8
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Inscription
- Badges nominatifsqté 400
- Porte-badgesqté 400
- Lanyardsqté 400
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Formulaires d’inscriptionqté 450
- Plans du salonqté 450
- Brochures du programmeqté 450
- Braceletsqté 400
Promotion
- Flyersqté 600
- Présentoirs à cartes de visiteqté 24
- Blocs-notesqté 400
- Stylos à bille pour les visiteursqté 400
- Sacs cadeauxqté 350
- Autocollantsqté 500
- Protège-documents A4qté 100
Sécurité
- Ruban adhésifqté 12
- Ruban de balisageqté 6
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 4
- Gants de travailqté 8
- Poteaux de balisageqté 8
Bureau
- Papier d’impressionqté 5
- Ruban adhésifqté 8
- Ruban adhésif double faceqté 6
- Ciseauxqté 6
- Marqueurs permanentsqté 24
- Post-itqté 12
- Agrafeusesqté 4
- Agrafesqté 8
- Élastiquesqté 2
- Boîtes de rangementqté 12
Conseils
- Fixez les besoins des exposants avant d’attribuer les emplacements : demandez leurs besoins en écrans, projecteurs, prises, réseau et alimentation dès l’inscription. Regroupez ensuite les stands selon leurs contraintes plutôt que de déplacer le plan au dernier moment.
- Fermez les inscriptions assez tôt pour produire les badges nominatifs et le plan du salon. Gardez au moins 7 jours entre la clôture et l’impression afin de corriger les noms, entreprises et emplacements.
- Testez la technique sur place au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque câble HDMI et USB-C, les multiprises, les rallonges, les routeurs Wi-Fi, les webcams et les microphones avec le matériel réellement utilisé.
- Ne commandez pas le catering avant d’avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Comptez les participants confirmés, ajoutez une petite marge, puis prévoyez les tasses, verres et assiettes au même moment pour éviter un dernier achat séparé.
- Préparez l’accueil et la circulation avant l’installation des stands : installez le comptoir d’inscription, les panneaux de direction et les badges avant l’arrivée des exposants. Réservez ensuite un créneau distinct pour les tables, chaises, panneaux de stand et passe-câbles afin que les visiteurs ne circulent pas dans une zone encore en montage.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un salon de la technologie ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers jours servent à confirmer le lieu et la liste des exposants, puis viennent les invitations, les inscriptions et la collecte des besoins techniques.
- Quand fermer les inscriptions pour un salon de la technologie ?
- Fermez-les au moins 7 jours avant l’événement si vous devez imprimer des badges et finaliser le plan. Prévoyez davantage de temps si les inscriptions déterminent le catering ou nécessitent plusieurs corrections de programme.
- Combien de temps prévoir pour tester la technique ?
- Réservez au minimum 2 heures pour un test complet, idéalement la veille. Testez le Wi-Fi, les écrans, les projecteurs, les câbles, les chargeurs, les microphones et chaque prise utilisée par les exposants.
- Quand installer les stands et les tables ?
- Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Installez d’abord les tables, chaises, panneaux et branchements, puis vérifiez chaque emplacement avant l’arrivée des exposants.
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