Technologiemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Technologiemesse steht und fällt mit sauberer Abstimmung zwischen Ausstellern, Technik und Besuchern. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung über Anmeldungen und Standplanung bis zu Badges, Beschilderung und Sicherheitsanweisungen. Besonders leicht werden Strom, WLAN, Adapter und Demozeiten zu spät geklärt. Plane deshalb technische Anforderungen früh und verschicke verbindliche Aussteller- und Besucherinformationen vor dem Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und -zeiten bestätigen
Ausstellerliste erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Aussteller einladen
2 Personen
Registrierungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
Catering reservieren
Parkinformationen erstellen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Strombedarf ermitteln
2 Personen
WLAN-Zugang organisieren
Besucher-E-Mail versenden
Badge-Daten exportieren
Badges und Armbänder herstellen
2 Personen
Ausstelleranweisungen versenden
Technische Vorführungen erfassen
2 Personen
Demozeiten festhalten
Sicherheitsanweisungen ausdrucken
Beschilderung entwerfen
Drucksachen anfertigen lassen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Technik aufladen
2 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Boden und Durchgänge prüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Ausstellerstände aufbauen
8 Personen
Stromverteilung anschließen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
3 Personen
WLAN testen
2 Personen
Bildschirme und Laptops testen
4 Personen
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
Badges sortieren
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Aussteller betreuen
2 Personen
Programm ankündigen
Technische Sessions begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Technik während der Sessions unterstützen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Letzte Vorführungen begleiten
2 Personen
Zielsignal ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

Material der Aussteller sammeln
4 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
Kabel und Steckdosenleisten aufräumen
3 Personen
Technische Geräte einpacken
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Reste sortieren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Bestand prüfen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausstellerordner archivieren
Dankesmail an Aussteller senden
Dankesmail an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MesseständeAnz. 12
TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
BildschirmkabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 8
Kabellose Presenter-MäuseAnz. 4
Mobile WLAN-RouterAnz. 2
PowerbanksAnz. 8
LadestationenAnz. 4
WebcamsAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
KopfhörerAnz. 12
USB-SticksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 24
KabelkanäleAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 12
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
USB-LadekabelAnz. 12
SteckeradapterAnz. 8
WerkzeugkofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
MessbänderAnz. 2
Kabellose MäuseAnz. 8
TastaturenAnz. 8
VR-HeadsetsAnz. 4
TabletständerAnz. 8

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
Rückwände für den StandAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 40
PflanzenAnz. 12
WegweiserAnz. 16
Programmatische PosterAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 12
LED-LichterAnz. 24
LichtstativeAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 3
MülleimerhalterAnz. 12

Registrierung

NamensschilderAnz. 250
LanyardsAnz. 250
RegistrierungsbadgesAnz. 250
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
QR-Code-ScannerAnz. 4
MessepläneAnz. 250
AusstellerordnerAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Strombedarf jedes Ausstellers spätestens 4 Wochen vor der Messe. Weise Steckplätze zu und plane Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Kabelkanäle und Gaffer Tape ein.
Lege den Standplan fest, bevor du Standnummern vergibst. Prüfe dabei Wege, Sitzplätze, Garderobe, Abfallbehälter und den Zugang zu Strom und WLAN.
Sammle technische Vorführungen und Demozeiten in einer gemeinsamen Übersicht. Teste Präsentationsbildschirme, Bildschirmkabel, HDMI-Adapter, Presenter und Mikrofone mindestens 1 Tag vorher.
Exportiere die Badge-Daten erst nach der Prüfung der Ausstellerdaten. Drucke Badges und Armbänder mit einer Reserve von etwa 10 Prozent, damit Nachmeldungen nicht den Einlass bremsen.
Verschicke Parkinformationen, Ausstelleranweisungen und Besucher-E-Mail spätestens 7 Tage vor dem Termin. Frage Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldung ab und gib die Zahl anschließend an das Catering weiter.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Technologiemesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Ausstellerliste und Anmeldeformular feststehen; technische Anforderungen und Catering brauchen danach verbindliche Fristen.
Wann sollte der Standplan für eine Technologiemesse fertig sein?: Erstelle einen ersten Standplan etwa 6 Wochen vor der Messe und schließe ihn 3 bis 4 Wochen vorher ab. Erst danach solltest du Standnummern verbindlich zuweisen und die Ausstelleranweisungen verschicken.
Wie viele technische Ersatzteile braucht man für eine Technologiemesse?: Plane bei Adaptern, Bildschirmkabeln und Presentern mindestens 10 Prozent Reserve ein, bei kleinen Veranstaltungen jedoch jeweils mindestens 2 zusätzliche Teile. Teste jedes Vorführgerät spätestens am Vortag.
Wann müssen Badges und Besucherinformationen vorbereitet werden?: Prüfe die Badge-Daten 7 bis 10 Tage vor der Messe und exportiere sie danach für den Druck. Besucher-E-Mail, Parkinformationen und Einlasshinweise sollten spätestens 7 Tage vorher verschickt werden.

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