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Checklist pour organiser un Salon de la technologie

Un Salon de la technologie demande une coordination précise entre exposants, démonstrations et accueil des visiteurs. Cette checklist regroupe 81 tâches et 80 éléments à prévoir, depuis la confirmation des horaires jusqu’au rangement du matériel. Commencez par les inscriptions et le plan des stands, puis verrouillez les besoins en énergie, en wifi et en équipement audiovisuel. Les derniers jours servent surtout à vérifier les badges, la signalétique, les consignes et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et les horaires du salon

  • Établir la liste des exposants

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les informations des exposants

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Préparer les informations de parking

  • Créer le plan des stands

    2 personnes

  • Attribuer les numéros de stand

  • Recenser les besoins en énergie

    2 personnes

  • Organiser l’accès au wifi

  • Envoyer l’e-mail aux visiteurs

  • Exporter les données des badges

  • Fabriquer les badges et bracelets

    2 personnes

  • Envoyer les consignes aux exposants

  • Recenser les démonstrations techniques

    2 personnes

  • Consigner les horaires de démonstration

  • Imprimer les consignes de sécurité

  • Concevoir la signalétique

  • Faire réaliser les impressions

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Charger le matériel technique

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    3 personnes

  • Vérifier le sol et les passages

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Monter les stands des exposants

    8 personnes

  • Raccorder la distribution électrique

    3 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    3 personnes

  • Tester le Wifi

    2 personnes

  • Tester les écrans et les ordinateurs portables

    4 personnes

  • Préparer le matériel de démonstration

    4 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    3 personnes

  • Trier les badges

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de l’état du site

    3 personnes

  • Tenir le comptoir d'information

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Accompagner les exposants

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Animer les sessions techniques

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du déjeuner

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Assurer le support technique pendant les sessions

    2 personnes

  • Orienter les visiteurs vers les stands

    2 personnes

  • Encadrer les dernières démonstrations

    2 personnes

  • Annoncer le signal de fin

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

  • Démonter les stands des exposants

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel des exposants

    4 personnes

  • Remettre les tables et les chaises en place

    5 personnes

  • Ranger les câbles et les multiprises

    3 personnes

  • Emballer le matériel technique

    3 personnes

  • Retirer la signalétique

    2 personnes

  • Laver la vaisselle et les verres

    3 personnes

  • Trier les restes

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Vérifier les stocks

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Archiver les dossiers des exposants

  • Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants

  • Envoyer un e-mail de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Comptoirs du salonqté 12
  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 12

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Tasses à caféqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couteauxqté 120
  • Fourchettesqté 120
  • Cuillèresqté 120

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 4
  • Écrans de présentationqté 4
  • Câbles d'écranqté 8
  • Adaptateurs HDMIqté 8
  • Souris de présentation sans filqté 4
  • Routeurs wifi mobilesqté 2
  • Batteries externesqté 8
  • Stations de rechargeqté 4
  • Webcamsqté 4
  • Microphonesqté 3
  • Casques audioqté 12
  • Clés USBqté 8
  • Rallongesqté 20
  • Multiprisesqté 24
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Rallonges à enrouleurqté 6
  • Serre-câblesqté 200
  • Ruban gafferqté 12
  • Piles AAqté 24
  • Piles AAAqté 24
  • Câbles de chargement USBqté 12
  • Adaptateurs de priseqté 8
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Lampes de pocheqté 4
  • Mètres rubansqté 2
  • Souris sans filqté 8
  • Claviersqté 8
  • Casques VRqté 4
  • Supports pour tabletteqté 8

Décoration

  • Drapeaux d'entrepriseqté 12
  • Panneaux arrière du standqté 12
  • Nappesqté 24
  • Porte-nomsqté 40
  • Plantesqté 12
  • Panneaux indicateursqté 16
  • Affiches du programmeqté 12
  • Panneaux numérotés des standsqté 12

Éclairage

  • Barres lumineuses LEDqté 12
  • Guirlandes LEDqté 24
  • Pieds d’éclairageqté 6

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Louchesqté 6
  • Carafes d’eauqté 8

Nettoyage

  • Aspirateursqté 2
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Balaisqté 3
  • Porte-poubellesqté 12

Inscription

  • Badges nominatifsqté 250
  • Lanyardsqté 250
  • Badges d'inscriptionqté 250
  • Presse-papiersqté 6
  • Stylos à billeqté 30
  • Scanners de codes QRqté 4
  • Plans du salonqté 250
  • Dossiers des exposantsqté 20

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 4
  • Tapis antidérapantsqté 12
  • Gilets de sécuritéqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date, les horaires et la liste des exposants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai suffisant pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
  • Demandez à chaque exposant ses besoins en énergie, en wifi et en démonstration technique au moment de l’inscription. Cela évite de découvrir la veille qu’un stand nécessite une prise supplémentaire, un écran ou un adaptateur HDMI.
  • Finalisez le plan des stands avant l’impression de la signalétique et attribuez un numéro à chaque espace. Envoyez aussi les consignes d’accès, de parking et d’installation plusieurs jours avant le salon.
  • Testez tout le matériel de présentation avant l’ouverture : ordinateurs portables, écrans, câbles, adaptateurs, webcams, microphones et souris de présentation. Prévoyez des batteries externes, des stations de recharge et des routeurs wifi mobiles pour les équipements qui ne peuvent pas être interrompus.
  • Préparez les badges, bracelets et données d’accueil au plus tard la veille, puis imprimez les consignes de sécurité et la signalétique. Gardez du ruban gaffer, des serre-câbles, des rallonges et des multiprises accessibles pour les ajustements sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un Salon de la technologie ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer les exposants, d’ouvrir les inscriptions, de réserver le catering et de construire le plan des stands.
Quand faut-il envoyer les consignes aux exposants ?
Envoyez-les environ 7 jours avant le salon, avec les horaires, l’accès, le parking, le numéro de stand et les règles d’installation. Renvoyez un rappel la veille avec les informations pratiques essentielles.
Quand préparer les badges des visiteurs et des exposants ?
Exportez les données et fabriquez les badges 1 à 2 jours avant l’événement, après avoir traité les dernières inscriptions. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comment prévoir le matériel électrique pour les stands ?
Recensez les besoins de chaque exposant avant de finaliser le plan des stands, idéalement 2 à 3 semaines à l’avance. Ajoutez des rallonges, multiprises, rallonges à enrouleur, goulottes et serre-câbles pour sécuriser les branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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