Checklist para organizar una feria de tecnología

Organizar una feria de tecnología exige coordinar expositores, demostraciones y visitantes sin dejar la parte técnica para el último momento. Esta checklist reúne el orden de trabajo: primero fechas, inscripciones y plano; después electricidad, wifi, acreditaciones y materiales. Reserva tiempo para comprobar los datos de cada expositor y sus necesidades de conexión. También encontrarás los puntos que suelen fallar el día del montaje, como cables insuficientes, adaptadores HDMI o instrucciones de seguridad poco visibles.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios de la feria
Preparar la lista de expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Invitar a los expositores
2 personas
Procesar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
Reservar el catering
Preparar la información de aparcamiento
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar números de stand
Inventariar las necesidades de electricidad
2 personas
Gestionar el acceso wifi
Enviar correo a los visitantes
Exportar datos de las acreditaciones
Hacer acreditaciones y pulseras
2 personas
Enviar las instrucciones a los expositores
Inventariar demostraciones técnicas
2 personas
Registrar los horarios de la demo
Imprimir instrucciones de seguridad
Diseñar la señalización
Encargar material impreso
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Cargar el equipo técnico
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Comprobar el suelo y los accesos
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Montar los stands de expositores
8 personas
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
3 personas
Probar el wifi
2 personas
Probar pantallas y portátiles
4 personas
Preparar el material de demostración
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la inspección final del montaje
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Acompañar a los expositores
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar las sesiones técnicas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Dar soporte técnico durante las sesiones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Guiar las últimas demostraciones
2 personas
Anunciar la señal final
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Apagar el equipo
3 personas

Seguimiento

Recopilar el material de los expositores
4 personas
Volver a colocar mesas y sillas
5 personas
Recoger cables y regletas
3 personas
Empaquetar el equipo técnico
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el inventario
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar las carpetas de expositores
Enviar correo de agradecimiento a los expositores
Enviar correo de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 12
Mesascant. 24
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 4
Cables de monitorcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 8
Ratones inalámbricos para presentadorcant. 4
Routers wifi móvilescant. 2
Baterías externascant. 8
Estaciones de cargacant. 4
Webcamscant. 4
Micrófonoscant. 3
Auricularescant. 12
Memorias USBcant. 8
Cables alargadorescant. 20
Regletascant. 24
Canaletas para cablescant. 20
Enrollacablescant. 6
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 12
Pilas AAcant. 24
Pilas AAAcant. 24
Cables de carga USBcant. 12
Adaptadores de enchufecant. 8
Maletines de herramientascant. 2
Linternascant. 4
Cintas métricascant. 2
Ratones inalámbricoscant. 8
Tecladoscant. 8
Cascos de realidad virtualcant. 4
Soportes para tabletcant. 8

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Paredes de fondo del standcant. 12
Mantelescant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 40
Plantascant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Pósteres del programacant. 12
Carteles con número de standcant. 12

Iluminación

Barras de luz LEDcant. 12
Luces LEDcant. 24
Trípodes de iluminacióncant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 6
Jarras de aguacant. 8

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Soportes para papelerascant. 12

Registro

Tarjetas de nombrecant. 250
Lanyardscant. 250
Credenciales de registrocant. 250
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Escáneres de códigos QRcant. 4
Planos de la feriacant. 250
Carpetas de expositorescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Chalecos reflectantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, los horarios y la lista de expositores antes de publicar las inscripciones. Así puedes preparar un plano de stands coherente y asignar números sin rehacerlo después.
Pide a cada expositor sus necesidades eléctricas y de red al menos 2 semanas antes. Cuenta los enchufes, regletas, alargadores y adaptadores HDMI por stand, no solo por sala.
Fija los horarios de las demostraciones antes de enviar las instrucciones finales. Deja entre 10 y 15 minutos entre sesiones para cambios de equipo, pruebas de micrófonos y movimiento del público.
Exporta los datos de acreditación 2 o 3 días antes de la feria y prepara acreditaciones y pulseras por orden alfabético. Lleva una pequeña reserva para registros corregidos o visitantes sin inscripción.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátiles, pantallas, webcams, micrófonos, routers wifi móviles y estaciones de carga. Sujeta los cables con canaletas, bridas y cinta gaffer para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una feria de tecnología?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha prevista. Deja al menos 2 semanas para procesar inscripciones, recoger preferencias dietéticas y confirmar los datos de los expositores.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de los stands?: Procura cerrarlo 10 días antes del evento, cuando ya conozcas las necesidades de electricidad y las demostraciones técnicas. Envía los números de stand y las instrucciones definitivas como mínimo 5 días antes.
¿Cuánto tiempo antes se debe probar el wifi y los equipos?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, y una comprobación rápida al abrir el recinto. Prueba cada pantalla, cable de monitor, adaptador HDMI, micrófono y router que se vaya a utilizar.
¿Cuándo debo reservar el catering de la feria?: Reserva el catering al menos 2 semanas antes, cuando tengas una previsión fiable de asistentes y expositores. Cierra las cantidades y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para evitar cambios de última hora.

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