Tanzshow organisieren: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für eine Tanzshow brauchst du mehr als Musik und eine freie Fläche. Neben Lautsprechern, Mikrofonen und Bühnenlicht werden Sitzplätze, Garderobe, Empfang, Geschirr und Verbrauchsmaterial schnell unterschätzt. Plane Getränke und Snacks nach Gästezahl und bestelle Technik frühzeitig, besonders wenn mehrere Tanzgruppen auftreten. Diese Einkaufsliste deckt die Ausstattung für Bühne, Publikum, Catering und den Backstage-Bereich ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 180
KlappischeAnz. 10
EmpfangstischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 220
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
Laptop für Musik
Ersatzlaptop
VerteilboxenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6
BühnenbodenplattenAnz. 24
Hintergrundvorhang
Laptopständer
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
BühnenbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 200
GebäckgabelnAnz. 200
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
Dekorative StoffeAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 60

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißbier - 24 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Zitronen - 12 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Miniwraps - 8 Packungen
- Weißbrot - 6 Brote
- Vollkorn-Casinobrot - 6 Brote
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 80 Stück
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Geräucherter Lachs - 750 Gramm
- Rucola - 6 Beutel
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Oliven - 4 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Kekse-Mix - 6 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Wraps - 4 Packungen
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Vegane Wraps - 4 Packungen
- Pflanzliche Milch - 4 Liter
- Laktosefreie Milch - 4 Liter
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Handseife - 6 Spender
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Brottüten - 2 Packungen
- Etiketten - 2 Packungen

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Sitzplatz ein und stelle zusätzlich einige Stehplätze für den Empfang oder die Pause bereit. Für die Garderobe brauchst du etwa einen Kleiderbügel pro abgelegtem Mantel oder Kostüm.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und für jede weitere Stunde mit etwa einem Getränk. Kühle Wasser und andere Getränke spätestens zwei Stunden vor dem Einlass.
Sichere die Technik mit mindestens einem Ersatzmedium: Speichere die Musikdateien auf zwei USB-Sticks und nimm einen Ersatzlaptop mit. Prüfe alle Dateien vor dem Veranstaltungstag in der vorgesehenen Reihenfolge.
Für Funkmikrofone gehören Ersatzbatterien, Mikrofonständer und Gaffer Tape in die Transportkiste. Verlängerungskabel und Verteilboxen sollten so lang bemessen sein, dass keine Kabel durch Laufwege oder vor der Bühne liegen.
Plane beim Geschirr nicht nur die erwartete Gästezahl ein: Bei einer Pause mit Getränken und Gebäck sind etwa 1,5 Gläser und Teller pro Person sinnvoll. Servierbesteck und Gebäckgabeln werden häufig vergessen, obwohl sie erst beim Catering auffallen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Tanzshow?: Für eine Tanzshow brauchst du vor allem aktive Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Lichttechnik, Bühnenboden und einen Hintergrundvorhang. Ergänze die Ausstattung um Sitzmöbel, Garderobe, Empfangstische, Geschirr sowie Getränke und Snacks.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Tanzshow?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Bei einer dreistündigen Veranstaltung entspricht das ungefähr vier bis fünf Getränken je Gast.
Wie früh muss ich die Technik für eine Tanzshow bestellen?: Bestätige Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Lichttechnik mindestens vier Wochen vor der Tanzshow. Bei mehreren Gruppen oder einer externen Technikfirma sind sechs bis acht Wochen Vorlauf sicherer.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Tanzshow?: Plane pro Gast etwa 1,5 Gläser und Teller ein, wenn Getränke und Gebäck angeboten werden. Für eine Veranstaltung mit 80 Gästen brauchst du damit ungefähr 120 Gläser und 120 Teller sowie ausreichend Kaffeetassen und Gebäckgabeln.

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