Tanzmesse: Einkaufsliste für Stände, Workshops und Catering

Bei einer Tanzmesse brauchst du mehr als Tische und Lautsprecher. Für 62 vorbereitende Aufgaben und 71 geplante Gegenstände müssen Standbetrieb, Workshops, Vorführungen, Catering und Besucherführung zusammenspielen. Plane Technik, Matten und Verbrauchsmaterial getrennt und prüfe den Bestand, bevor du einkaufst. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Ersatzbatterien, Namensschilder und ausreichend Geschirr.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 10
KlappbänkeAnz. 4
StandwändeAnz. 12
BühnenblöckeAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
MusikkabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
SpiegelAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Sportmaterial

TanzmattenAnz. 20
YogamattenAnz. 20
StretchbänderAnz. 20
HandtücherAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 6
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Packungen
- Teebeutel - 200 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zuckersticks - 200 Stück
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 3 Kisten
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Eistee - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Bananen - 6 Kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Mandarinen - 4 Kilo
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 1 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilo
- Hummus mit Paprika - 1 Kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weiße Brötchen - 120 Stück
- Vollkornbrötchen - 80 Stück
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Butter - 1 Kilo
- Marmelade - 3 Gläser
- Erdnussbutter - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Müsliriegel - 120 Stück
- Nussmix - 3 Kilo
- Kekse - 8 Packungen
- Schokoladenkekse - 6 Packungen
- Papierservietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Holzrührstäbchen - 300 Stück
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Müllsäcke - 60 Stück
- Blaue Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Scheuerschwämme - 2 Packungen
- Mikrofasertücher - 2 Packungen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen

Organisation

RegistrierungstischeAnz. 2
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 200
MessepläneAnz. 200
ProgrammhefteAnz. 200
TicketscannerAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 6
ScherenAnz. 6
PapierklebebandAnz. 8
TackerAnz. 3
KlammernAnz. 5
MarkerAnz. 12
StiftehalterAnz. 4
TischnummernAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
MesseständeAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Tipps

Plane pro Workshop eine eigene Materialkiste mit Tanz- oder Yogamatten, Stretchbändern und Handtüchern. So fehlen beim Raumwechsel keine Kleinteile und das Team kann schneller aufbauen.
Halte für Funkmikrofone und Mischpult mindestens zwei vollständige Sätze wiederaufladbare Batterien bereit. Teste jedes Mikrofon vor dem Einlass und lege Musikkabel sowie Verlängerungskabel griffbereit an die Technik.
Rechne bei den Ständen nicht nur mit Tischen: Standwände, Kleiderständer, Spiegel und Barhocker werden oft erst nach der Standvergabe nachgefragt. Kläre den Bedarf spätestens 7 Tage vor der Messe.
Bestelle Geschirr passend zur erwarteten Belegung: mindestens 1,5 Gläser, Tassen, Teller und Bestecksets pro erwarteter Person, wenn zwischendurch gespült wird. Für Stoßzeiten sind zusätzliche Servierschalen und Servierzangen sinnvoll.
Drucke Programm, Lageplan, Standnummern und Beschilderung mindestens 3 Tage vor dem Termin. Lege außerdem 10 Prozent Ersatzexemplare zurück, weil Pläne und Wegweiser während des Aufbaus häufig geändert oder beschädigt werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Tanzmesse?: Du brauchst Mobiliar für Stände und Besucher, Technik für Bühne und Workshops, Beleuchtung, Tanzmaterial, Cateringausstattung sowie Drucksachen. Für eine belastbare Planung solltest du 7 Tage vorher Standbedarf, Workshops und Ernährungswünsche abgefragt haben.
Wie viele Gläser brauche ich für eine Tanzmesse?: Plane mindestens 1,5 Gläser pro erwarteter Person ein, wenn laufend gespült werden kann. Ohne Spülmöglichkeit solltest du 2 Gläser pro Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen.
Wie viele Tanzmatten brauche ich pro Workshop?: Rechne mit einer Tanz- oder Yogamatte pro aktiv teilnehmender Person und halte 2 bis 3 Ersatzmatten bereit. Prüfe die genaue Teilnehmerzahl spätestens 24 Stunden vor dem Workshop anhand der Anmeldungen.
Wann sollte ich Technik und Catering für die Tanzmesse bestellen?: Reserviere Catering und Getränkelieferung mindestens 14 Tage vorher und bestätige die endgültige Menge 3 bis 5 Tage vor der Messe. Technik, Funkmikrofone und Lautsprecher solltest du spätestens 7 Tage vorher testen und verbindlich einplanen.

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