Tag der offenen Tür im Krankenhaus planen: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Führungen erst, wenn Route, Räume und Gruppengrößen feststehen. Rechne pro Führung mit einer festen Personenzahl und reserviere zusätzliche Plätze nur, wenn die Wege und Räume das erlauben.
• Veröffentliche das Anmeldeformular frühzeitig und frage dabei Ernährungswünsche ab. Aktualisiere die Anmeldeliste spätestens am Vortag, damit Catering, Namensschilder und reservierte Führungen übereinstimmen.
• Teile Guides, Freiwillige und Zuständigkeiten nicht nur nach Bereichen, sondern auch nach Uhrzeiten ein. Erstelle ein Mitarbeiterbriefing mit Treffpunkt, Funkgeräten, Notfallweg und der Person, die bei Änderungen entscheidet.
• Kontrolliere Route und Sicherheit vor dem Öffnen mit einer vollständigen Begehung. Prüfe dabei auch dekorative Pfeile, Informationsschilder, Verlängerungskabel und Präsentationstechnik – fehlende Hinweise fallen Besuchern sofort auf.
• Stelle Registrierungstheke, Programmhefte, Namensschilder und Getränke am selben Tag in dieser Reihenfolge bereit. Kühle Getränke früh genug, aber stelle Snacks und Geschirr erst kurz vor Beginn auf, damit nichts austrocknet oder im Weg steht.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Krankenhaus planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Führungen. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten, damit du Gruppen, Catering und Helfer realistisch einteilen kannst.

Wie viele Personen sollte eine Krankenhausführung haben?

Plane die Gruppengröße nach Raum, Route und Sicherheitsvorgaben; häufig sind 10 bis 15 Personen pro Guide gut handhabbar. Lege feste Zeitfenster von etwa 30 bis 45 Minuten an und halte einige Plätze für notwendige Begleitpersonen frei.

Wann sollte das Catering für den Tag der offenen Tür bestellt werden?

Bestelle Catering und Getränke etwa 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die Anmeldungen eine belastbare Größenordnung ergeben. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin und gleiche die Menge am Vortag mit der aktuellen Anmeldeliste ab.

Was muss man am Tag selbst vor der Eröffnung kontrollieren?

Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau und eine komplette Sicherheits- und Technikrunde ein. Prüfe Registrierung, Beschilderung, Führungsrouten, Mikrofone, Projektoren, Getränke, Snacks und die Erreichbarkeit aller Verantwortlichen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

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