Organiser une journée portes ouvertes à l’hôpital
Une journée portes ouvertes réussie repose d’abord sur un parcours simple pour les visiteurs. Commencez par fixer la date, le programme et les espaces accessibles, puis construisez les visites guidées autour du nombre de guides disponibles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la sécurité doivent être suivis dans une même liste à jour. Les derniers préparatifs concernent l’accueil, la signalétique, le briefing du personnel et le matériel technique.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
3 personnes
- 2
Composer les visites guidées
2 personnes
- 3
Sélectionner les espaces d’accueil du public
2 personnes
- 4
Désigner des guides
2 personnes
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Réserver des visites guidées
2 personnes
- 11
Réserver les livraisons
- 12
Commander le catering
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
- 15
Concevoir la signalétique
2 personnes
- 16
Créer les panneaux d'information
3 personnes
- 17
Imprimer les programmes
2 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Mettre à jour la liste d’inscription
2 personnes
- 20
Vérifier l'itinéraire et la sécurité
3 personnes
- 21
Ranger les espaces
4 personnes
- 22
Rassembler le matériel
3 personnes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
4 personnes
- 26
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Aménager les stands d'information
6 personnes
- 30
Installer les démonstrations
5 personnes
- 31
Aménager l’espace enfants
3 personnes
- 32
Suspendre la décoration
3 personnes
- 33
Installer la signalisation
3 personnes
- 34
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
- 35
Tester la technique
2 personnes
- 36
Briefer le personnel
4 personnes
Événement
- 37
Tenir le comptoir d’accueil
4 personnes
- 38
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
- 39
Distribuer les programmes
2 personnes
- 40
Guider les visiteurs vers les activités
3 personnes
- 41
Accompagner les visites guidées
6 personnes
- 42
Présenter des démonstrations médicales
5 personnes
- 43
Tenir les stands d'information
10 personnes
- 44
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
- 45
Servir le café et le thé
3 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 48
Maintenir les tables du buffet propres
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 51
Enregistrer les objets trouvés
- 52
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
- 53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 54
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 56
Démonter le buffet
3 personnes
- 57
Démonter les stands d’information
5 personnes
- 58
Trier les matériaux
3 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 64
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 65
Retirer la signalétique
2 personnes
- 66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 67
Stocker la restauration restante
2 personnes
- 68
Gérer les objets trouvés
- 69
Archiver les données d’inscription
- 70
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 120
- Comptoir d'inscriptionqté 2
- Tables hautesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 150
- Verresqté 200
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 10
Équipement
- Machines à caféqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 8
- Microphonesqté 2
- Ordinateurs portablesqté 4
- Projecteursqté 2
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 10
- Batteries externesqté 6
- Talkies-walkiesqté 8
- Écrans de présentationqté 4
Décoration
- Ballonsqté 150
- Pieds de ballonsqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Nappesqté 20
- Compositions floralesqté 8
- Mur photo
- Flèches décorativesqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 6
- Pinces de serviceqté 10
- Bacs de rangementqté 12
- Thermosqté 8
- Plaques de refroidissementqté 12
- Distributeurs d'eauqté 3
Catering
- Badges nominatifsqté 100
- Porte-badgesqté 100
- Brochures du programmeqté 600
- Formulaires d'inscriptionqté 600
- Stylosqté 80
- Presse-papiersqté 12
- Étiquettes nominativesqté 150
- Braceletsqté 600
- Cartes de menuqté 20
- Porte-serviettesqté 20
- Courses
- Carafes d’eauqté 12
- Glacières pour produits diététiquesqté 3
- Tapis rafraîchissantsqté 20
- Porte-étiquettesqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 16
- Seaux de nettoyageqté 6
- Serpillièresqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Aspirateursqté 3
- Gants de nettoyageqté 12
- Poubelles à pédaleqté 8
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 10
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Conseils
- Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires de chaque visite guidée, sa durée et le nombre maximal de participants. Gardez quelques places pour les inscriptions tardives ou les visiteurs qui ne se sont pas inscrits.
- Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accessibilité afin d’ajuster les visites et le catering.
- Préparez un point d’accueil visible avec le comptoir d’inscription, les badges nominatifs et la liste actualisée. Imprimez une version de secours le matin même, car les changements de dernière minute sont fréquents.
- Donnez au personnel un briefing écrit avant l’ouverture : rôle de chacun, itinéraire des visites, espaces interdits, consignes de sécurité et personne à contacter en cas de problème. Prévoyez un talkie-walkie ou un téléphone chargé pour chaque responsable de zone.
- Installez la signalétique et testez les équipements la veille : flèches, panneaux d’information, microphones, projecteurs, rallonges et multiprises. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas assez tôt pour éviter de gérer la restauration pendant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à l’hôpital ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Il faut ce délai pour fixer le programme, recruter les guides, publier les inscriptions, commander le catering et préparer la sécurité et la signalétique.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, dès que les horaires des visites sont confirmés. Fermez ou vérifiez les inscriptions 2 à 3 jours avant afin de finaliser les badges, les groupes et les besoins alimentaires.
- Combien de personnes prévoir par visite guidée à l’hôpital ?
- Limitez chaque groupe au nombre que le guide peut encadrer sans ralentir le parcours, souvent 10 à 15 personnes. Ajoutez un guide ou créez un créneau supplémentaire si les inscriptions dépassent cette capacité.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes d’hôpital ?
- Vérifiez l’itinéraire, les espaces accessibles, la liste d’inscription, les badges et la signalétique. Testez aussi les microphones, projecteurs, rallonges et multiprises, puis placez les boissons au frais et rassemblez le matériel d’accueil.
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