Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del hospital
Una jornada de puertas abiertas hospitalaria necesita más coordinación que una recepción normal: hay que controlar los recorridos, los grupos y el acceso a zonas sensibles. Empieza por fijar la fecha, el programa y los espacios que podrá visitar el público. Después organiza las inscripciones, asigna guías y voluntarios, y prepara la comunicación para que cada persona sepa dónde acudir. La última fase debe centrarse en seguridad, señalización, equipos y alimentación, con una comprobación completa antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
- 2
Preparar las visitas guiadas
2 personas
- 3
Seleccionar espacios para el público
2 personas
- 4
Asignar guías
2 personas
- 5
Redactar invitaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Reservar visitas guiadas
2 personas
- 11
Reservar suministros
- 12
Pedir el catering
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Crear el briefing para el personal
2 personas
- 15
Diseñar la señalización
2 personas
- 16
Hacer carteles informativos
3 personas
- 17
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 18
Preparar acreditaciones
2 personas
- 19
Actualizar la lista de inscripción
2 personas
- 20
Comprobar la ruta y la seguridad
3 personas
- 21
Recoger los espacios
4 personas
- 22
Reunir los materiales
3 personas
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar los aperitivos
4 personas
- 26
Preparar café y té
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar los puestos de información
6 personas
- 30
Preparar las demostraciones
5 personas
- 31
Montar el rincón infantil
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar la señalización
3 personas
- 34
Montar el mostrador de registro
3 personas
- 35
Probar la técnica
2 personas
- 36
Dar briefing al personal
4 personas
Evento
- 37
Atender la recepción
4 personas
- 38
Registrar a los visitantes
4 personas
- 39
Repartir folletos del programa
2 personas
- 40
Indicar a los visitantes las actividades
3 personas
- 41
Guiar visitas
6 personas
- 42
Dar demostraciones médicas
5 personas
- 43
Atender los puestos de información
10 personas
- 44
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Servir aperitivos
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
3 personas
- 48
Mantener limpias las mesas de buffet
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
2 personas
- 51
Registrar objetos perdidos
- 52
Guiar la última visita
3 personas
- 53
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 54
Cerrar la recepción de inscripciones
2 personas
Seguimiento
- 55
Recoger la vajilla
3 personas
- 56
Recoger el buffet
3 personas
- 57
Desmontar los stands de información
5 personas
- 58
Clasificar los materiales
3 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Limpiar espacios
4 personas
- 63
Limpiar la cocina
3 personas
- 64
Apagar el equipo
2 personas
- 65
Retirar la señalización
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 68
Gestionar objetos perdidos
- 69
Archivar datos de inscripción
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Mostrador de registrocant. 2
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 150
- Vasoscant. 200
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras para servircant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 8
- Micrófonoscant. 2
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Pantallas de presentacióncant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Soportes para globoscant. 8
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 20
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Flechas decorativascant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Pinzas de servircant. 10
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Termoscant. 8
- Placas refrigerantescant. 12
- Dispensadores de aguacant. 3
Catering
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Folletos del programacant. 600
- Formularios de inscripcióncant. 600
- Bolígrafoscant. 80
- Portapapelescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Pulserascant. 600
- Cartas del menúcant. 20
- Porta-servilletascant. 20
- Compras
- Jarras de aguacant. 12
- Neveras para productos dietéticoscant. 3
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 20
- Portaetiquetascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 16
- Cubos de limpiezacant. 6
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Aspiradorascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Cubos de pedalcant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 10
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Consejos
- Define el programa antes de abrir las inscripciones. Indica la duración de cada visita guiada, el tamaño máximo de los grupos y si habrá turnos consecutivos; así podrás reservar plazas sin crear esperas en la entrada.
- Cierra el recorrido y la seguridad con antelación. Comprueba pasillos, salidas, ascensores y zonas restringidas al menos 48 horas antes, y entrega a cada guía un recorrido claro con los puntos donde debe detenerse.
- No dejes las inscripciones para el último momento. Actualiza la lista cada día durante la semana anterior y registra las preferencias dietéticas junto con el turno reservado, no en una nota separada.
- Prepara un briefing de una página para todo el personal. Incluye horarios, teléfonos de contacto, ubicación del mostrador de registro, procedimiento ante una incidencia y quién puede responder preguntas clínicas o de prensa.
- Monta la recepción y las ayudas visuales el día anterior. Prueba micrófonos, proyectores, portátiles, cables y regletas; coloca las flechas desde la entrada y reserva tiempo para enfriar bebidas y preparar los aperitivos antes de recibir al primer grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un hospital?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha, los espacios y las visitas guiadas; durante las dos últimas semanas se concentran las inscripciones, el briefing, la señalización y las comprobaciones de seguridad.
- ¿Cuántas personas debe incluir cada visita guiada?
- Usa grupos de 10 a 15 personas por guía como referencia y ajusta el número al ancho de los pasillos y a las zonas visitadas. Añade al menos 15 minutos entre turnos para evitar que dos grupos se mezclen.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y pedir el catering?
- Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes y entrega al catering una cifra provisional una semana antes. Confirma el número final y las dietas especiales entre 48 y 72 horas antes del evento.
- ¿Qué se revisa el día anterior a la jornada de puertas abiertas?
- Comprueba la ruta completa, las salidas, la señalización, el registro y todos los equipos audiovisuales. Reúne los materiales, actualiza la lista de inscripción y deja bebidas, vajilla y acreditaciones listas para el montaje final.
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