Tag der offenen Tür im Kino Schritt für Schritt planen
Ein Tag der offenen Tür im Kino braucht mehr als ein gutes Filmprogramm. Lege zuerst Datum, Vorführungen und Führungen fest, kläre die Filmrechte und plane danach Anmeldung, Personal und Besucherfluss. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Online-Anmeldung laufen. In der letzten Woche prüfst du Technik, Notausgänge, Barrierefreiheit und Verpflegung. So bleiben am Veranstaltungstag genug Helfer für Einlass, Führungen und spontane Fragen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Filmrechte und Vorführungen prüfen
- 3
Räume und Führungen reservieren
- 4
Catering und Vorräte reservieren
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Online-Anmeldeformular öffnen
- 8
In sozialen Medien veröffentlichen
- 9
Programm am Eingang veröffentlichen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Besucherinformationen bestätigen
- 13
Freiwillige einteilen
- 14
Führungsplan erstellen
- 15
Technische Geräte testen
2 Personen
- 16
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 17
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
- 18
Werbematerial drucken
- 19
Namensaufkleber vorbereiten
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Ablaufplan und Listen drucken
- 24
Eingang und Foyer aufbauen
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Infostände einrichten
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 29
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 30
Willkommenspakete bereitlegen
2 Personen
- 31
Kaffee- und Getränkestand einrichten
3 Personen
- 32
Snacks auf Servierplatten anrichten
3 Personen
- 33
Projektoren und Bildschirme testen
2 Personen
- 34
Mikrofon und Präsentation testen
2 Personen
- 35
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
- 36
Briefing für Rezeption und Catering
5 Personen
Event
- 37
Türen und Eingang öffnen
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Willkommenspakete verteilen
2 Personen
- 40
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 41
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 42
Führungen begleiten
4 Personen
- 43
Filmvorführungen starten
2 Personen
- 44
Saaltüren kontrollieren
2 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 48
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 49
Fotopunkt betreuen
- 50
Abfall und leere Gläser sammeln
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 52
Park- und Eingangbeleuchtung prüfen
- 53
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 54
Türen und Kasse schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 60
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 61
Foyer und Eingang reinigen
3 Personen
- 62
Räume reinigen
3 Personen
- 63
Toiletten reinigen
2 Personen
- 64
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Restbestand verstauen
2 Personen
- 67
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 6
- TischröckeAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierplattenAnz. 15
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- Fotokamera
- Kasse
- Kartenterminal
- FunkgeräteAnz. 6
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- BänderAnz. 8
- A3-InfotafelnAnz. 12
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- TischblumenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
- EiswürfelbehälterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Registrierung
- RegistrierungstischeAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 200
- KugelschreiberAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- ProgrammflyerAnz. 200
- FührungskartenAnz. 200
- ArmbänderAnz. 200
- WillkommenspaketeAnz. 180
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane feste Zeitfenster für Führungen und Vorführungen und lasse dazwischen mindestens 15 Minuten für den Raumwechsel und Nachfragen frei. Veröffentliche den Führungsplan zusammen mit dem Programm am Eingang.
- Schließe die Anmeldung spätestens eine Woche vor dem Termin und bestätige Besucherinformationen danach gesammelt. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit beim Catering nicht kurzfristig nachbestellt werden muss.
- Teste Laptop, Präsentationsbildschirm, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag im jeweiligen Raum. Lege Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob für jede Führung eine zuständige Person ein Funkgerät oder eine andere schnelle Kommunikationsmöglichkeit hat.
- Richte den Eingangsbereich so ein, dass Anmeldung, Namensaufkleber, Garderobe und Kasse nicht denselben Platz blockieren. Absperrpfosten und ein gut sichtbares Programm helfen besonders bei mehreren gleichzeitig ankommenden Gruppen.
- Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und stelle Kaffee, Wasser und Snacks getrennt vom Anmeldetisch auf. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und drucke Ablaufplan, Anmeldelisten und Notfallinformationen am Vortag aus.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür im Kino planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Filmrechte, Räume, Führungen und Catering brauchen oft mehrere Abstimmungen; Einladungen und Online-Anmeldung sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin starten.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Kino?
- Plane mindestens eine Person für den Eingang, eine für die Kasse oder das Kartenterminal, eine für die Technik und je Führung eine verantwortliche Person ein. Bei drei parallelen Aufgaben sind damit mindestens vier Helfer nötig, zusätzlich zu einer Reserve.
- Wann sollte man die Technik für die Kinoveranstaltung testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Präsentationsbildschirm in den tatsächlich genutzten Räumen. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor dem Einlass.
- Wie viel Verpflegung braucht man beim Tag der offenen Tür im Kino?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und zusätzlich Wasser für Helfer und Führungen ein. Snacks und Geschirr sollten spätestens am Vortag bereitstehen; gekühlte Getränke kommen am Veranstaltungstag rechtzeitig vor dem Einlass in die Kühlboxen.
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