Organiser une journée portes ouvertes au cinéma

Une journée portes ouvertes au cinéma demande surtout une bonne coordination entre projections, visites guidées et accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, puis vérifiez les droits de diffusion avant de réserver les salles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles doivent être centralisés assez tôt. Le jour venu, l’entrée, le foyer, la technique et l’orientation des visiteurs doivent être prêts avant la première arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les droits de film et les projections
3
Réserver les salles et les visites guidées
4
Réserver le catering et les stocks
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
8
Publier sur les réseaux sociaux
9
Publier le programme à l’entrée
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les informations visiteurs
13
Répartir les bénévoles
14
Établir le planning des visites
15
Tester le matériel technique
2 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
18
Imprimer le matériel promotionnel
19
Préparer les étiquettes nominatives
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Imprimer le déroulé et les listes
24
Installer l'entrée et le foyer
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Aménager les stands d'information
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
30
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
31
Aménager le point café et boissons
3 personnes
32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux de service
3 personnes
33
Tester les projecteurs et les écrans
2 personnes
34
Tester le micro et la présentation
2 personnes
35
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
36
Briefing du comptoir et du catering
5 personnes

Événement

37
Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
38
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Lancer les projections de films
2 personnes
44
Vérifier les portes de la salle
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
49
Encadrer le photobooth
50
Rassembler les déchets et les verres vides
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
52
Vérifier l’éclairage du parking et de l’entrée
53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
54
Fermer les portes et la caisse
2 personnes

Suivi

55
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
60
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
61
Nettoyer le foyer et l’entrée
3 personnes
62
Nettoyer les salles
3 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger les stocks restants
2 personnes
67
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 10
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 15
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Appareil photo
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Rubansqté 8
Panneaux d'information A3qté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Fleurs de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Étiquettes nominativesqté 200
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 6
Flyers du programmeqté 200
Cartes de visite guidéeqté 200
Braceletsqté 200
Kits de bienvenueqté 180

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les salles et les horaires de projection, puis construisez les visites guidées autour de ces créneaux. Gardez au moins 15 minutes entre deux groupes pour absorber les retards et éviter les croisements.
Vérifiez les droits de chaque film avant d’imprimer les invitations ou le programme. Une modification tardive peut obliger à refaire toute la communication et les affichages à l’entrée.
Ouvrez les inscriptions au moins trois semaines avant la journée et demandez dès le formulaire les informations visiteurs ainsi que les besoins alimentaires. Fixez une date limite de réponse, par exemple sept jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par zone plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, visites, foyer et appui technique. Prévoyez au moins une personne de renfort pour les arrivées groupées et les changements de salle.
Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur et l’écran la veille, avec le déroulé réel. Le jour même, vérifiez aussi les sorties de secours, l’accessibilité et les rallonges avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes au cinéma ?: Comptez environ six semaines pour préparer correctement le programme, les droits de film, les réservations et la communication. Ouvrez les inscriptions environ trois semaines avant la date prévue.
Quand faut-il vérifier les droits de projection des films ?: Faites cette vérification avant de publier le programme, idéalement six semaines à l’avance. Gardez une confirmation écrite pour chaque film afin d’éviter un changement de dernière minute.
Combien de temps prévoir entre deux visites guidées ?: Prévoyez au moins 15 minutes entre deux groupes, davantage si les visiteurs changent de bâtiment ou de salle. Ce délai permet de terminer une visite, d’orienter le groupe suivant et de gérer les retards.
Quand préparer le catering et les boissons pour la journée portes ouvertes ?: Confirmez le catering et les stocks au plus tard une semaine avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas le jour même, avant l’accueil du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.