Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de cine
Una jornada de puertas abiertas de cine necesita más coordinación que una proyección normal: hay que combinar visitas, pases, circulación de público y atención en el vestíbulo. Empieza por fijar la fecha y el programa, y confirma después los derechos de las películas y la disponibilidad de las salas. Las inscripciones, el horario de las visitas guiadas y las preferencias dietéticas deben estar cerrados antes de preparar el espacio. Este plan te ayuda a ordenar las 67 tareas sin olvidar los detalles que suelen resolverse demasiado tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Comprobar los derechos de cine y las proyecciones
- 3
Reservar salas y visitas guiadas
- 4
Reservar catering y suministros
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción online
- 8
Publicar en redes sociales
- 9
Publicar el programa en la entrada
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar la información para visitantes
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Hacer el horario de las visitas guiadas
- 15
Probar el equipo técnico
2 personas
- 16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 17
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 18
Imprimir material promocional
- 19
Preparar etiquetas con nombres
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Imprimir el programa y las listas
- 24
Montar la entrada y el vestíbulo
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar los puestos de información
3 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Colocar la señalización
2 personas
- 29
Preparar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Preparar los paquetes de bienvenida
2 personas
- 31
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
- 32
Colocar los aperitivos en bandejas de servicio
3 personas
- 33
Probar proyectores y pantallas
2 personas
- 34
Probar el micrófono y la presentación
2 personas
- 35
Revisar y reponer los baños
2 personas
- 36
Briefing de recepción y catering
5 personas
Evento
- 37
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
- 38
Registrar a los visitantes
3 personas
- 39
Repartir paquetes de bienvenida
2 personas
- 40
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 41
Presentar la apertura
2 personas
- 42
Guiar visitas
4 personas
- 43
Iniciar las proyecciones de cine
2 personas
- 44
Comprobar las puertas de la sala
2 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer café y té
2 personas
- 48
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 49
Coordinar el punto de fotos
- 50
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
- 51
Comprobar los baños periódicamente
- 52
Comprobar la iluminación del aparcamiento y la entrada
- 53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 54
Cerrar las puertas y la caja
2 personas
Seguimiento
- 55
Recoger comida y bebida
3 personas
- 56
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 60
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 61
Limpiar el vestíbulo y la entrada
3 personas
- 62
Limpiar las salas
3 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Comprobar el material prestado
2 personas
- 65
Devolver el material prestado
2 personas
- 66
Guardar el stock restante
2 personas
- 67
Archivar datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Faldones para mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 150
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 15
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Cámara de fotos
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Walkie-talkiescant. 6
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Cintascant. 8
- Paneles informativos A3cant. 12
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
- Flores de mesacant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
- Cubiterascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
Registro
- Mesas de registrocant. 2
- Pegatinas con nombrecant. 200
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 6
- Folletos del programacant. 200
- Mapas de la visita guiadacant. 200
- Pulserascant. 200
- Paquetes de bienvenidacant. 180
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra los derechos de exhibición antes de anunciar el programa. Hazlo como mínimo 6 semanas antes, porque cambiar una película después de enviar las invitaciones afecta a horarios, materiales y registros.
- Abre el formulario de inscripción cuando el programa y las salas estén confirmados, idealmente 4 semanas antes. Incluye un campo para preferencias dietéticas y limita las plazas de cada visita guiada por separado.
- Prepara un horario de visitas con grupos escalonados, no solo una hora de inicio general. Deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar que se acumulen personas en la entrada y coloca postes separadores si el vestíbulo es estrecho.
- Prueba el equipo técnico entre 3 y 7 días antes: portátil, pantalla, micrófono, altavoces, cables alargadores y regletas. Repite una comprobación el mismo día y confirma también las salidas de emergencia y la accesibilidad de cada recorrido.
- Monta la entrada y el vestíbulo antes de recibir el catering. Coloca mesas, sillas, percheros, etiquetas con nombres y el programa impreso; enfría las bebidas y prepara café y aperitivos cuando ya sepas el número de personas inscritas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de cine?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar los derechos de exhibición, reservar salas y visitas guiadas, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin improvisar.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Ábrelas unas 4 semanas antes, cuando el programa, las salas y los horarios de visitas ya estén confirmados. Cierra o revisa las plazas entre 3 y 5 días antes para preparar listas, etiquetas y catering.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo de proyección y sonido?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y otra revisión el día del evento. Comprueba el portátil, la pantalla, el micrófono, los altavoces, las conexiones y las regletas, además de tener cables de repuesto si es posible.
- ¿Cuánto tiempo debe dejarse entre las visitas guiadas?
- Deja al menos 15 minutos entre grupos, ajustando el intervalo al tamaño de la sala y del recorrido. Así puedes devolver al grupo anterior al vestíbulo, reunir al siguiente y evitar colas en la entrada.
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