Tag der Nachhaltigkeit organisieren: der praktische Ablauf
Ein Tag der Nachhaltigkeit verbindet Workshops, Informationen und gemeinsames Essen – und braucht deshalb mehr Abstimmung als ein einzelner Vortrag. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen vornimmst. Danach folgen Anmeldungen, Betreuungspersonen, Materialien und Catering. Plane außerdem früh, wie Mehrweggeschirr, Getränke und die Abfalltrennung vor Ort funktionieren, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Räume bestätigen
- 3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 4
Programm online veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Workshops und Betreuungspersonen bestätigen
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 12
Lieferantenabsprachen bestätigen
- 13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Workshopmaterialien sortieren
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
- 19
Programmhefte drucken
- 20
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 21
Abfalltrennplan aufhängen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
- 24
Suppe zubereiten
3 Personen
- 25
Brötchen und Wraps vorbereiten
4 Personen
- 26
Buffet herrichten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
- 30
Technik anschließen
2 Personen
- 31
Präsentationen testen
2 Personen
- 32
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Infotisch einrichten
2 Personen
- 35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 36
Abfallstationen einrichten
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 39
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
2 Personen
- 41
Programmhefte verteilen
- 42
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 43
Workshops betreuen
6 Personen
- 44
Infotische betreuen
4 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Geschirr sammeln
2 Personen
- 48
Arbeitstische zwischendurch aufräumen
3 Personen
- 49
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 50
Mahlzeit servieren
4 Personen
- 51
Abfallströme überprüfen
2 Personen
- 52
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 53
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 54
Lichtniveau anpassen
- 55
Die letzte Runde Getränke bereitstellen
2 Personen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
- 62
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Toiletten reinigen
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Materialien trocken und sauber aufbewahren
3 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Materialien spenden
2 Personen
- 69
Foto- und Programmmaterial archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- LoungebänkeAnz. 4
- KlappischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- HockerAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 140
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
- Wiederverwendbare GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- MesserAnz. 140
- GabelnAnz. 140
- LöffelAnz. 140
- TeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- SuppenschalenAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 8
- KochmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- TablettsAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LED-GirlandenAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 4
Dekoration
- Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 6
- PflanzenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- KreidestifteAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
Kommunikation
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- ProgrammschilderAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
- InformationsbroschürenAnz. 150
- StifteAnz. 24
- StifteAnz. 50
Sportmaterial
- Arbeitstische für WorkshopsAnz. 8
- GartenhandschuheAnz. 30
- HandschaufelnAnz. 20
- GießkanneAnz. 6
- NähmaschinenAnz. 4
- NähscherenAnz. 12
- HammerAnz. 6
- SchraubendreherAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Abfallbehälter für KompostAnz. 4
- PutzeimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- AbfallgreiferAnz. 4
- Wiederverwendbare PutztücherAnz. 30
- SpülbeckenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Veröffentliche das Programm erst, wenn Räume, Workshops und Betreuungspersonen bestätigt sind. So vermeidest du Änderungen an Programmheften und Wegweisern in letzter Minute.
- Erfasse bei der Anmeldung neben der Teilnehmerzahl auch Ernährungswünsche. Aktualisiere die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vorher und berechne danach Suppen, Brötchen und Wraps neu.
- Prüfe die Workshopmaterialien mindestens eine Woche vor dem Termin und sortiere sie nach Workshop. Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser solltest du spätestens am Vortag vollständig vorbereiten.
- Plane Getränke nicht nur nach der Gesamtzahl: Für die erste Stunde rechnest du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Kannen oder Getränkespendern sichtbar bereit.
- Hänge den Abfalltrennplan vor Beginn an gut sichtbaren Stellen auf und stelle die passenden Behälter daneben. Kontrolliere außerdem, ob Mehrweg-Teller, Schüsseln, Gläser und Besteck für alle Teilnehmenden plus etwa 10 Prozent Reserve vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der Nachhaltigkeit organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Genehmigungen. Workshops, Betreuungspersonen und Lieferanten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viel Essen braucht man für einen Tag der Nachhaltigkeit?
- Berechne die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige Ernährungswünsche separat. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, besonders bei Brot, Wraps und Getränken.
- Wann sollte man Materialien und Namensschilder vorbereiten?
- Prüfe alle Materialien mindestens 7 Tage vorher und sortiere sie workshopweise. Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser kannst du am Vortag vorbereiten, wenn die Teilnehmerliste abgeschlossen ist.
- Wie plant man Mehrweggeschirr und Abfalltrennung bei der Veranstaltung?
- Plane pro Person einen Teller, eine Schüssel, ein Glas und je ein Besteckset plus etwa 10 Prozent Reserve. Der Abfalltrennplan sollte vor dem Einlass hängen; Behälter und Beschriftungen stellst du am selben Tag vor Beginn auf.
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