Organiser une Journée du développement durable sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces avant de lancer les invitations. Une Journée du développement durable demande ensuite de coordonner les ateliers, les animateurs, les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi le parcours des participants : badges, panneaux, plan de tri et espaces clairement identifiés. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, préparer le repas et récupérer les produits frais, plutôt qu’à modifier le programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et les espaces
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Publier le programme en ligne
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Confirmer les ateliers et les animateurs
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Confirmer les accords avec les fournisseurs
13
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Imprimer les programmes
20
Créer les panneaux de direction
2 personnes
21
Afficher le plan de tri des déchets
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Laver et couper les légumes
4 personnes
24
Préparer la soupe
3 personnes
25
Préparer les sandwiches et les wraps
4 personnes
26
Dresser le buffet
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les tables d'atelier
3 personnes
30
Brancher la technique
2 personnes
31
Tester les présentations
2 personnes
32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Aménager le stand d’information
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
41
Distribuer les programmes
42
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
43
Encadrer les ateliers
6 personnes
44
Tenir les tables d'information
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
48
Ranger les tables de travail entre-temps
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Servir le repas
4 personnes
51
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
52
Encadrer le programme du soir
3 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
54
Ajuster l’intensité lumineuse
55
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Refroidir les restes
3 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
62
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Ranger le matériel au sec et propre
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Faire don du matériel restant
2 personnes
69
Archiver les photos et le matériel du programme

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Canapés de salonqté 4
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Tabouretsqté 20
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 140
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Bol à soupeqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes LEDqté 6
Lampes de bureauqté 4

Décoration

Guirlandes réutilisablesqté 6
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 12

Communication

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Brochures d’informationqté 150
Marqueursqté 24
Stylosqté 50

Matériel de sport

Tables de travail pour ateliersqté 8
Gants de jardinageqté 30
Pelles à mainqté 20
Arrosoirqté 6
Machines à coudreqté 4
Ciseaux de coutureqté 12
Marteauqté 6
Tournevisqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à compostqté 4
Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de publier la page d’inscription : indiquez les horaires, les ateliers et les espaces prévus, puis confirmez chaque animateur au plus tard une semaine avant l’événement.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Mettez la liste des participants à jour au moins 48 heures avant, afin d’ajuster les quantités de soupe, sandwiches et wraps.
Organisez l’accueil avant l’ouverture : préparez les badges nominatifs, imprimez les programmes et installez les panneaux de direction. Prévoyez un affichage visible du plan de tri dès l’entrée et près du buffet.
Vérifiez le matériel d’atelier et de restauration la veille, notamment les marmites à soupe, bacs de maintien au chaud, louches, plateaux et vaisselle réutilisable. Une vérification tardive laisse peu de temps pour remplacer ce qui manque.
Gardez les boissons au frais et récupérez les produits frais le jour même si possible. Lavez et découpez les légumes, préparez la soupe et assemblez les sandwiches ou wraps selon le nombre confirmé, avec une petite marge.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée du développement durable ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les ateliers, les animateurs et les fournisseurs avant d’ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant faut-il confirmer les participants ?: Faites une première relance 7 jours avant, puis figez la liste environ 48 heures avant l’événement. Vous pourrez ainsi calculer les portions et tenir compte des allergies ou régimes alimentaires.
Que faut-il préparer la veille d’une Journée du développement durable ?: La veille, vérifiez le matériel, triez les fournitures d’atelier, imprimez les programmes et préparez les badges et la signalétique. Mettez aussi en place les tables, chaises et espaces nécessaires si le lieu le permet.
Comment organiser le repas pour cette journée ?: Calculez les quantités à partir du nombre confirmé de participants et de leurs besoins alimentaires, puis ajoutez une petite marge. Préparez la soupe et les éléments froids le jour même, et utilisez des contenants adaptés pour maintenir la soupe au chaud.

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