Zo organiseer je een Duurzaamheidsdag

Begin met een duidelijk programma, een passende locatie en een realistische deelnemersinschatting. Controleer daarna vergunningen en meldingen, bevestig workshops en begeleiders en publiceer het programma op tijd. De praktische voorbereiding zit vooral in aanmeldingen, dieetwensen, materialen en catering: soep, broodjes, wraps en dranken vragen om een planning per moment. Reserveer herbruikbaar servies en richt afvalscheiding zichtbaar in, zodat duurzaamheid niet alleen in het programma zit maar ook in de uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes bevestigen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Programma online publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Workshops en begeleiders bevestigen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Leveranciersafspraken bevestigen
13
Inkooplijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Versproducten ophalen
2 personen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Workshopmaterialen sorteren
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
19
Programmafolders printen
20
Routeborden maken
2 personen
21
Afvalscheidingsplan ophangen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Groenten wassen en snijden
4 personen
24
Soep bereiden
3 personen
25
Broodjes en wraps voorbereiden
4 personen
26
Buffet opmaken
3 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Workshoptafels inrichten
3 personen
30
Techniek aansluiten
2 personen
31
Presentaties testen
2 personen
32
Verlichting controleren
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Informatietafel inrichten
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Afvalpunten inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers registreren
2 personen
41
Programmafolders uitdelen
42
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
43
Workshops begeleiden
6 personen
44
Infotafels bemannen
4 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Werktafels tussentijds opruimen
3 personen
49
Buffet bijvullen
3 personen
50
Maaltijd serveren
4 personen
51
Afvalstromen controleren
2 personen
52
Avondprogramma begeleiden
3 personen
53
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
54
Lichtniveau aanpassen
55
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Overgebleven voedsel koelen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
62
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Materialen droog en schoon opbergen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven materialen doneren
2 personen
69
Foto- en programmamateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Loungebankenaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Krukjesaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 140
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 140
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Keuken

Soepkommenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
LED-slingersaantal 6
Bureaulampenaantal 4

Decoratie

Herbruikbare vlaggenlijnenaantal 6
Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12

Communicatie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Informatiefoldersaantal 150
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 50

Sportmateriaal

Werktafels voor workshopsaantal 8
Tuinhandschoenenaantal 30
Handscheppenaantal 20
Gieteraantal 6
Naaimachinesaantal 4
Naaischarenaantal 12
Hameraantal 6
Schroevendraaiersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakken voor compostaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4
Hergebruikbare poetsdoekenaantal 30
Afwasbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en ruimtes eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan workshops pas definitief in nadat de begeleiders en benodigde materialen zijn bevestigd.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en sluit het verzamelen van dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de Duurzaamheidsdag. Gebruik de bijgewerkte deelnemerslijst daarna voor catering, naambadges en workshopindeling.
Controleer vergunningen en meldingen minimaal 6 weken vooraf. Kijk ook naar looproutes, routeborden en de plek van afvalscheidingspunten; die worden vaak pas op de dag zelf gemist.
Bereken catering per eetmoment en houd versproducten apart van houdbare boodschappen. Haal groenten en andere verse ingrediënten zo laat mogelijk op, bereid soep vooraf en zet dranken op tijd koud.
Sorteer workshopmaterialen en controleer servies, keukenmateriaal en meubilair uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek per onderdeel klaar, zodat je opbouwteam niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Duurzaamheidsdag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Controleer vergunningen en meldingen direct; sommige aanvragen hebben minimaal 6 weken verwerkingstijd. Verstuur uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken voor de dag.
Wanneer moet ik de catering voor een Duurzaamheidsdag regelen?: Maak een eerste berekening zodra je de verwachte deelnemersaantallen kent, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen voor het evenement en doe verse boodschappen 1 dag vooraf of op de ochtend zelf.
Hoeveel herbruikbaar servies heb ik nodig voor een Duurzaamheidsdag?: Reken per verwachte deelnemer op minimaal 1 bord, 1 kom, 1 glas en een set bestek. Voeg bij een programma van meerdere eetmomenten 10 tot 15 procent reserve toe, zodat afwas, verlies of extra bezoekers geen probleem wordt.
Wanneer maak ik het afvalscheidingsplan en de routeborden?: Maak het afvalscheidingsplan en de routeborden uiterlijk 1 week vooraf, wanneer de ruimtes en looproutes vaststaan. Hang ze tijdens de opbouw op voordat deelnemers binnenkomen; controleer de zichtbaarheid nogmaals ongeveer 30 minuten voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.