Berglager organisieren: die praktische Checkliste

Ein Berglager steht und fällt mit Vorbereitung, klaren Zuständigkeiten und vollständiger Ausrüstung. Lege zuerst Datum, Programm und Gruppen fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen sammelst. Danach folgen medizinische Angaben, Notfallkontakte, Reservierungen und die Prüfung von Zelten, Schlafmaterial und Erste-Hilfe-Koffer. Kurz vor dem Start kümmerst du dich um Wetter, Einkäufe, Kühlung sowie gedruckte Teilnehmer- und Gruppenlisten. Diese Checkliste bündelt die nötigen Schritte in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Erinnerung an Nicht-Anmelder senden
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Informationen sammeln
Notfallkontakte überprüfen
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Aktivitätsprogramm ausarbeiten
3 Personen
Reservierungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterprogramm bereithalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Fehlende Materialien besorgen
2 Personen
Zelte und Schlafmaterial überprüfen
3 Personen
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
Teilnehmerinformationen versenden
Einkäufe abholen
3 Personen
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Teilnehmerausweise vorbereiten
2 Personen
Programm- und Gruppenlisten drucken
Materialien pro Aktivität bereitlegen
4 Personen
Gelände und Sanitärbereiche kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Schlafplätze einrichten
4 Personen
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
Infotafel aufstellen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
4 Personen
Essbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Mittagessen und Snacks bereitstellen
3 Personen
Betreuerbriefing durchführen
8 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Schlafplätze zuweisen
3 Personen
Begrüßung und Sicherheitshinweise geben
2 Personen
Gruppenspiel moderieren
6 Personen
Wasser und Snacks ausgeben
3 Personen
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen vorbereiten
5 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Tische abräumen
4 Personen
Abendprogramm betreuen
6 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Abschluss des Abends moderieren
3 Personen
Nachtregeln erklären
2 Personen
Teilnehmer zu den Zelten begleiten
6 Personen
Geländerunde durchführen
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr und Kochmaterial abwaschen
4 Personen
Tische und Bänke abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Schlafmaterial lüften
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Sanitärräume reinigen
3 Personen
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
Materialien zählen und prüfen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Wäsche und Tücher waschen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fundsachen zurückbringen
Teilnehmerfotos sicher teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 8
StühleAnz. 12
Anmeldetisch
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
PartyzelteAnz. 2
CampingtischeAnz. 2

Campen

Vier-Personen-ZelteAnz. 12
SchlafmattenAnz. 48
SchlafsäckeAnz. 48
KissenAnz. 48
NachtlampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
HeringeAnz. 96
AbspannleinenAnz. 24
BodenplanenAnz. 12
RegenschutzAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 60
TellerAnz. 60
SchalenAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
KaffeekannenAnz. 3
KaraffenAnz. 4

Küche

KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenanzünderAnz. 3

Ausstattung

GaskochfelderAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 2
BasketbälleAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 12
SpringseileAnz. 12
AugenbindenAnz. 12
WasserballonsAnz. 200

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 10
PfeifenAnz. 8
Sicherheitschere ohne TaschenmesserAnz. 4

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 8
Megafon
PowerbanksAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
WhiteboardsAnz. 3
WhiteboardmarkerAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
WischsetsAnz. 2
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WäscheleinenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerliste. So bleibt Zeit, fehlende Anmeldungen nachzufassen und Einverständniserklärungen zu prüfen.
Sammle medizinische Informationen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte nicht erst am Abreisetag. Setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor dem Berglager und erinnere danach die fehlenden Personen.
Plane für jede Gruppe eine feste Betreuung und drucke Programm- und Gruppenlisten mindestens 2 Tage vorher. Eine zusätzliche Kopie pro verantwortlicher Person verhindert, dass bei Verlust alles neu erstellt werden muss.
Prüfe Zelte, Schlafmatten, Schlafsäcke, Bodenplanen, Heringe und Abspannleinen mindestens 7 Tage vorher. Baue jedes Zelt einmal probeweise auf und ersetze fehlendes oder beschädigtes Material rechtzeitig.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und lege dann das Schlechtwetterprogramm fest. Haltbare Lebensmittel kannst du früher sortieren; Kühlprodukte gehören erst kurz vor der Abfahrt in Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Berglager organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Teilnehmerliste und Betreuung. Die Rückmeldungen, medizinischen Angaben und Einverständniserklärungen sollten spätestens 10 bis 14 Tage vorher vollständig sein.
Was muss man für ein Berglager an Zelten und Schlafsachen einplanen?: Prüfe pro Person eine Schlafmatte und einen Schlafsack sowie die vorgesehene Zeltaufteilung. Zelte, Bodenplanen, Heringe und Abspannleinen solltest du mindestens 7 Tage vorher kontrollieren und einmal probeweise aufbauen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Berglager prüfen?: Prüfe die Vorhersage erstmals einige Tage vorher und verbindlich 48 Stunden vor Beginn. Zu diesem Zeitpunkt solltest du auch entscheiden, ob das Schlechtwetterprogramm benötigt wird und welche Ausrüstung zusätzlich geschützt werden muss.
Wie viele Ausdrucke braucht man für die Gruppenlisten beim Berglager?: Drucke die Programm- und Gruppenlisten mindestens 2 Tage vorher aus. Plane je eine Ausgabe für den Anmeldetisch, jede betreuende Person und eine Reservekopie ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.