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Tablet-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Tablet-Workshop entscheidet die Technikvorbereitung über den Ablauf. Plane Raum, Begleitung und Anmeldungen frühzeitig und kläre Ernährungs- sowie Transportbedarf spätestens vor dem letzten Erinnerungsschreiben. Am Veranstaltungstag müssen Tablets geladen und aktualisiert, WLAN und Projektor getestet und Arbeitsplätze vorbereitet sein. Diese Checkliste umfasst 46 Aufgaben und 37 benötigte Dinge – einschließlich Unterlagen, Zubehör und Kaffeebereich.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Begleitperson festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportbedarf erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Erinnerung senden

  • Programm ausarbeiten

  • Anleitungen vorbereiten

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Tablets abholen

    2 Personen

  • Tablets aufladen

  • Tablets aktualisieren

  • WLAN testen

  • Projektor testen

  • Barrierefreiheits-Einstellungen testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Raum öffnen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tablets bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Tablets verteilen

    2 Personen

  • Grundeinstellungen erklären

  • Übung zur Internetsuche begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Übungs-E-Mail begleiten

    3 Personen

  • Übungsfotos verwalten

    3 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragerunde moderieren

  • Sicherheit und Datenschutz erklären

  • Tabletten einsammeln

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Tablets zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

  • Personendaten beseitigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • TischdeckeAnz. 4

Ausstattung

  • TabletsAnz. 15
  • Tablet-LadegeräteAnz. 15
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • WLAN-Router
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-Kabel
  • Maus
  • Tastatur
  • Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4
  • LupeAnz. 6
  • KopfhörerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 24
  • TrinkgläserAnz. 24
  • TellerAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24
  • ServierlöffelAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 3

Papierkram

  • Gedruckte HandreichungenAnz. 24
  • ÜbungsblätterAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 24
  • TeilnehmerlistenAnz. 2

Reinigung

  • DesinfektionstücherAnz. 3
  • ReinigungssprayAnz. 2
  • MülleimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Teste WLAN, Projektor, HDMI-Kabel und Lautsprecher nicht erst beim Einlass, sondern mindestens einen Tag vorher. So bleibt Zeit, ein Verlängerungskabel, einen Router oder eine alternative Präsentationslösung zu organisieren.
  • Lade alle Tablets vollständig auf und aktualisiere sie spätestens am Vorabend. Lege Ladegeräte und Powerbanks getrennt bereit, damit ein leerer Akku nicht die Übungen unterbricht.
  • Drucke Handreichungen und Übungsblätter passend zur aktuellen Teilnehmerliste aus. Lege zusätzlich Namensschilder sowie eine gut lesbare Liste am Eingang bereit.
  • Prüfe die Barrierefreiheits-Einstellungen auf jedem verwendeten Tablet vor Beginn. Lupe und Kopfhörer gehören an einen festen, leicht erreichbaren Platz und sollten kurz getestet werden.
  • Richte Tische, Stühle und Tablets vor dem Öffnen des Raums ein und plane den Kaffeebereich separat. Kühle Kühlprodukte rechtzeitig und stelle Thermoskannen, Wasserkannen, Tassen und Gläser bereit, damit die Anmeldung nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Tablet-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Begleitperson und Einladungen. Die Technik solltest du spätestens 7 Tage vorher prüfen und die Tablets am Vorabend laden und aktualisieren.
Wie viele Tablets brauche ich für einen Workshop?
Plane grundsätzlich ein Tablet pro Teilnehmer und halte 1 bis 2 Ersatzgeräte bereit. Zusätzlich brauchst du je nach Ablauf einen Laptop für die Präsentation und getestetes Zubehör wie HDMI-Kabel, Maus und Tastatur.
Wann soll ich die Teilnehmerliste für den Tablet-Workshop abschließen?
Aktualisiere sie fortlaufend und prüfe sie spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin noch einmal. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche, Transportbedarf und besondere Unterstützungsbedarfe erfasst sein.
Was muss am Tag des Tablet-Workshops zuerst passieren?
Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, lege Tablets und Unterlagen bereit, teste die Präsentation und richte danach Kaffeebereich sowie Empfang ein.

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