Organiser un atelier sur tablettes sans rien oublier
Un atelier sur tablettes demande plus qu’un appareil par participant. Il faut confirmer les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et de transport, puis préparer la connexion, les supports et l’accessibilité. La veille, les tablettes doivent être chargées, mises à jour et testées avec le projecteur et le Wi-Fi. Le jour même, l’installation des tables, des chaises, du café et de la feuille de présence permet de démarrer à l’heure.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer l’accompagnateur
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Élaborer le programme
Préparer les guides
Imprimer les feuilles de travail
Récupérer les tablettes
2 personnes
Charger les tablettes
Mettre à jour les tablettes
Tester le Wifi
Tester le projecteur
Tester les paramètres d’accessibilité
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Préparer la liste de présence
Événement
Ouvrir la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer les tablettes
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Distribuer les tablettes
2 personnes
Expliquer les réglages de base
Encadrer l'exercice de recherche sur Internet
3 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Animer l’exercice d’e-mail
3 personnes
Gérer les photos de l'exercice
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la séance de questions-réponses
Expliquer la sécurité et la confidentialité
Prendre les tablettes
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rapporter les tablettes
2 personnes
Retourner le matériel
Supprimer les données personnelles
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Nappeqté 4
Équipement
- Tablettesqté 15
- Chargeurs de tabletteqté 15
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Routeur wifi
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Souris
- Clavier
- Haut-parleur
- Batteries externesqté 4
- Loupesqté 6
- Casques audioqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à boireqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Louchesqté 4
Cuisine
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 3
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 3
Paperasse
- Manuels imprimésqté 24
- Feuilles d’exerciceqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Stylos à billeqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Listes de présenceqté 2
Nettoyage
- Lingettes désinfectantesqté 3
- Spray de nettoyageqté 2
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les inscriptions au moins 7 jours avant l’atelier afin de connaître le nombre de tablettes, de chaises et de feuilles à préparer. Profite de ce délai pour recueillir les besoins alimentaires, de transport et d’accessibilité.
- Prévois une tablette par participant, plus au moins une tablette de secours. Charge tous les appareils la veille et vérifie les mises à jour avant de les distribuer.
- Teste le Wi-Fi, le projecteur, le câble HDMI et les paramètres d’accessibilité au moins 24 heures avant. Une connexion qui fonctionne sur un ordinateur ne garantit pas que toutes les tablettes seront correctement connectées.
- Prépare les guides, manuels imprimés et feuilles d’exercice en fonction du nombre confirmé de participants, avec quelques exemplaires supplémentaires. Les badges nominatifs et la liste de présence doivent être prêts avant l’ouverture de la salle.
- Installe les tables, les chaises et le point café au moins 45 minutes avant le début. Regroupe les chargeurs, rallonges, multiprises, casques audio et batteries externes à un endroit clairement identifié pour éviter les interruptions.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier sur tablettes ?
- Commence l’organisation au moins 2 semaines avant, notamment pour réserver la salle, fixer l’accompagnement et envoyer les invitations. Termine les tests techniques et la préparation du matériel au plus tard la veille.
- Quand charger les tablettes avant un atelier ?
- Charge-les la veille au soir et vérifie ensuite qu’elles démarrent, se connectent au Wi-Fi et disposent des bonnes mises à jour. Prévois une batterie externe ou une tablette de secours pour les imprévus.
- Combien de tablettes prévoir par participant ?
- Prévois une tablette par participant inscrit et, si possible, une tablette supplémentaire pour remplacer rapidement un appareil défectueux. Le nombre définitif doit être arrêté après le traitement des inscriptions, idéalement 7 jours avant.
- Quand installer la salle pour un atelier sur tablettes ?
- Ouvre la salle environ 45 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, les appareils et le point café. Garde ensuite 15 minutes pour la feuille de présence, les badges et un dernier test du projecteur.
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