Tabletworkshop organiseren: checklist en planning

Een tabletworkshop staat of valt met voorbereiding van techniek én deelnemers. Regel de ruimte en begeleider eerst, verwerk daarna aanmeldingen en vervoers- of dieetwensen. Test minimaal een dag vooraf alle tablets, laders, wifi, projector en toegankelijkheidsinstellingen. Op de dag zelf werk je van ruimte openen en tafels opstellen naar tablets klaarleggen, presentie en koffie. Met deze checklist zie je ook welke kleine zaken vaak pas op het laatste moment worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Begeleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Programma uitwerken
Handleidingen voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Tablets ophalen
2 personen
Tablets opladen
Tablets bijwerken
Wifi testen
Projector testen
Toegankelijkheidsinstellingen testen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten koelen
Presentielijst klaarleggen

Event

Ruimte openen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tablets klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Tablets uitdelen
2 personen
Basisinstellingen uitleggen
Oefening internet zoeken begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Oefening e-mail begeleiden
3 personen
Oefening foto's beheren
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Vragenronde begeleiden
Veiligheid en privacy uitleggen
Tablets innemen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tablets terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
Persoonsgegevens opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 4

Apparatuur

Tabletsaantal 15
Tabletladersaantal 15
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Wifi-router
Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabel
Muis
Toetsenbord
Luidspreker
Powerbanksaantal 4
Vergrootglazenaantal 6
Koptelefoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Drinkglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 3

Papierwerk

Geprinte handleidingenaantal 24
Oefenbladenaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Balpennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 24
Presentielijstenaantal 2

Schoonmaak

Desinfectiedoekjesaantal 3
Schoonmaaksprayaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een volledige technische test uiterlijk één dag voor de workshop. Laad alle tablets op, installeer updates en controleer per apparaat de wifi, projector en toegankelijkheidsinstellingen.
Maak de deelnemerslijst niet pas op de ochtend zelf. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften en stuur een herinnering voordat je de definitieve opstelling maakt.
Leg voor iedere deelnemer een tablet, lader, naamkaartje en geprinte handleiding klaar. Houd daarnaast enkele extra tablets, koptelefoons en powerbanks achter de hand voor uitval of aangepaste ondersteuning.
Test de presentatieketen met laptop, HDMI-kabel, projector en projectiescherm in de echte ruimte. Controleer ook het geluid en leg stekkerdozen en verlengsnoeren zo neer dat niemand erover struikelt.
Richt het koffiepunt pas in nadat de techniek en werktafels klaarstaan. Koelproducten en water vooraf, zet thermoskannen en drinkglazen klaar en houd de presentielijst bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tabletworkshop organiseren?: Leg de ruimte en begeleider bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je minstens 1 week voor de workshop de deelnemerslijst, dieetwensen en vervoersbehoeften kunt afronden.
Wanneer moet ik de tablets opladen en bijwerken voor een workshop?: Laad de tablets en voer updates uiterlijk de dag vóór de workshop uit. Test daarna wifi, apps, beeld en toegankelijkheidsinstellingen; op de ochtend zelf controleer je alleen nog of de apparaten nog voldoende batterij hebben.
Hoeveel tablets heb ik nodig voor een tabletworkshop?: Voorzie één tablet per deelnemer en houd bij voorkeur 1 à 2 extra tablets achter de hand. Zo kun je een defect apparaat direct vervangen zonder de oefening stil te leggen.
Wat moet ik op de dag van een tabletworkshop klaarleggen?: Leg vóór binnenkomst de tafels, stoelen, tablets, laders, naamkaartjes, handleidingen en oefenbladen klaar. Reserveer daarnaast een vaste plek voor de presentielijst, koffiepunt, extra kabels en ondersteunende hulpmiddelen zoals vergrootglazen of koptelefoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.