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Staffellauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Staffellauf braucht mehr als eine gemessene Strecke und Staffelstäbe. Du musst früh klären, wo Start, Ziel und Wechselzonen liegen, welche Genehmigungen nötig sind und wie der Verkehr gesichert wird. Danach folgen Anmeldung, Verpflegung, Helfereinteilung und die Bestellung von Startnummern und Medaillen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Wettkampftag und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfkzept festlegen

    2 Personen

  • Route festlegen und messen

    3 Personen

  • Start- und Zielort auswählen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

    2 Personen

  • Startnummerneinteilung erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Stationen entlang der Strecke einteilen

    2 Personen

  • Route mit Verkehrsposten abstimmen

    3 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Preise und Medaillen bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste finalisieren

    2 Personen

  • Startnummern und Armbänder erstellen

    3 Personen

  • Routenpläne drucken

    2 Personen

  • Volunteer-Briefing vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    3 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Richtungspfeile sortieren

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    5 Personen

  • Absperrung entlang der Route anbringen

    4 Personen

  • Verkehrsposten einnehmen

    6 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Staffelstäbe ausgeben

    2 Personen

  • Gepäckausgabestelle einrichten

    2 Personen

  • Teilnehmer zum Start begleiten

    3 Personen

  • Begrüffungsbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

    2 Personen

  • Übergaben an den Wechselpunkten begleiten

    8 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Finisher abfangen

    3 Personen

  • Wasser verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Obst und Snacks servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Ergebnisse prüfen

    3 Personen

  • Medaillen überreichen

    3 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Teilnehmer über die Abreise informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Absperrungen entfernen

    4 Personen

  • Verkehrsposten abmelden

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • AnmeldetischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 4
  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 80
  • AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

  • StaffelstäbeAnz. 30
  • StartnummernAnz. 150
  • StartnummernhalterAnz. 150
  • WegweiserAnz. 60
  • VerkehrskegelAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 12
  • Schilder für die WechselzoneAnz. 10
  • KilometerschilderAnz. 10
  • Start- und Zielbogen
  • StoppuhrenAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 10
  • StifteAnz. 40
  • PfeifenAnz. 10
  • WarnwestenAnz. 20
  • MedaillenAnz. 150
  • Becher für GewinnerAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • Laptop
  • Drucker
  • Waage

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 200
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ScherenAnz. 6
  • HandtücherAnz. 12

Reinigung

  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start, Ziel und Wechselzonen zuerst fest. Miss die Route vollständig aus und markiere Kilometer, Richtungswechsel und kritische Stellen, bevor du Anmeldungen öffnest.
  • Beginne Genehmigungen und Verkehrsanträge mehrere Wochen vor dem Lauf. Kläre außerdem mit den Verkehrsposten, wo Kegel, Absperrband und Warnwesten gebraucht werden.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab. Finalisiere Teilnehmerliste, Startnummerneinteilung und Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Staffellauf.
  • Plane Helfer nach Stationen statt nur nach einer Gesamtzahl ein. Jede Wechselzone und jeder Abschnitt mit Verkehrssicherung braucht eine klar benannte Person mit Briefing, Pfeife und Kommunikationsmöglichkeit.
  • Prüfe das Material am Vortag und lege die Startnummern nach Reihenfolge bereit. Fülle Kühlboxen, lade Powerbanks und teste Lautsprecher, Mikrofon, Drucker und Stoppuhren vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Staffellauf anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Für Genehmigungen, Verkehrssicherung und Helferplanung solltest du noch früher beginnen, besonders bei einer Strecke über öffentliche Straßen.
Wie viele Helfer braucht ein Staffellauf?
Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Wechselzone und zusätzlich Helfer für Start, Ziel, Anmeldung und Verkehrsposten ein. Bei mehreren Wechselzonen sollten die Aufgaben spätestens 1 Woche vorher namentlich verteilt sein.
Was brauche ich am Start und im Ziel eines Staffellaufs?
Für Start und Ziel brauchst du unter anderem Startnummern, Staffelstäbe, Stoppuhren, Wegweiser, Start- und Zielbogen sowie Tische für Anmeldung und Ausgabe. Lege alles am Vortag bereit und prüfe die Technik mindestens 2 Stunden vor dem Start.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Staffellauf?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro teilnehmender Person, abhängig von Wetter und Streckenlänge. Stelle Kühlboxen und Ausgabe frühzeitig bereit und berücksichtige zusätzlich Helfer und Betreuungspersonal.

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