Checklist para organizar una carrera de relevos

Una carrera de relevos necesita más que una ruta y varios equipos. Hay que cerrar el recorrido, coordinar los puntos de cambio, tramitar los permisos y preparar dorsales, señales y testigos con tiempo. Esta checklist reúne las tareas de organización desde la primera decisión hasta la preparación final. También te ayuda a no olvidar lo que suele retrasarse: voluntarios, medidas de tráfico, reservas, preferencias dietéticas y material para cada puesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Definir y medir la ruta
3 personas
Elegir el lugar de salida y llegada
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
Crear la asignación de números de salida
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar puestos a lo largo de la ruta
2 personas
Coordinar la ruta con los puestos de control de tráfico
3 personas
Confirmar las reservas
Encargar premios y medallas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar la lista de participantes
2 personas
Hacer dorsales y pulseras
3 personas
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar las flechas de ruta
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
Colocar flechas de ruta
5 personas
Colocar la delimitación a lo largo de la ruta
4 personas
Tomar los puestos de tráfico
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
3 personas
Repartir los testigos
2 personas
Montar el punto de equipaje
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Coordinar el relevo en los puntos de intercambio
8 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Recibir a los que finalizan
3 personas
Repartir agua
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Proporcionar la música
Comprobar los resultados
3 personas
Entregar las medallas
3 personas
Coordinar la entrega de premios
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Informar a los participantes sobre la salida
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
4 personas
Retirar la delimitación
4 personas
Dar de baja puestos de tráfico
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 4
Sillas plegablescant. 80
Papeleracant. 8

Material deportivo

Testigos de relevocant. 30
Dorsalescant. 150
Portadorsalescant. 150
Flechas de rutacant. 60
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Carteles de la zona de cambiocant. 10
Señales de kilómetrocant. 10
Arco de salida y meta
Cronómetroscant. 8
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40
Silbatoscant. 10
Chalecoscant. 20
Medallascant. 150
Tazas para los ganadorescant. 6

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Portátil
Impresora
Báscula

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 6
Toallascant. 12

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Escobillas de bañocant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define y mide la ruta antes de abrir las inscripciones. Marca claramente la salida, la llegada y cada zona de cambio; después coordina esos puntos con los responsables del tráfico.
Cierra los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen. Si necesitas medidas de tráfico, confirma también quién se ocupará de cada cruce y durante qué horario.
No esperes al último día para repartir funciones. Asigna a cada voluntario un puesto concreto a lo largo de la ruta y prepara una sesión informativa con horarios, mapas, señales y teléfonos de contacto.
Cierra la lista de participantes antes de imprimir dorsales y pulseras. Comprueba nombres, equipos y preferencias dietéticas, y prepara algunos bolígrafos, portapapeles y copias del mapa para las inscripciones.
Haz una comprobación completa el día anterior: pronóstico, reservas, premios, medallas, baterías, cables, altavoces y neveras portátiles. Coloca por separado el material de salida, los puntos de cambio y la meta para no buscarlo durante la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de relevos?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá permisos, cortes o medidas de tráfico. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar participantes, voluntarios, material y previsión meteorológica.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una carrera de relevos?: Cierra la lista entre 7 y 10 días antes para poder revisar los equipos y preparar dorsales, pulseras y asignaciones. Si aceptas cambios posteriores, fija una hora límite concreta y comunícala a todos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de relevos?: Calcula como mínimo una persona por cada punto de cambio y por cada cruce con control de tráfico, además de 2 o 3 personas para salida, meta e inscripciones. Añade 2 suplentes para cubrir ausencias o desplazamientos.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una carrera de relevos?: Deja listos los dorsales, mapas, flechas, conos, cinta, carteles de las zonas de cambio, testigos, cronómetros y chalecos. Comprueba también las reservas, carga las baterías y separa el material por puesto al menos 12 horas antes.

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