Organiser un relais sans rien oublier

Un relais demande davantage qu’un parcours et une équipe de coureurs. Il faut mesurer l’itinéraire, sécuriser les zones de passage, gérer les inscriptions et placer les bénévoles au bon endroit. Cette checklist suit l’ordre logique de préparation, des premières décisions au remplissage des glacières le jour J. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les dossards, les cartes de parcours, les chronomètres et les équipements nécessaires aux transitions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Déterminer et mesurer l’itinéraire
3 personnes
Choisir le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Créer la répartition des dossards
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
Coordonner l’itinéraire avec les postes de circulation
3 personnes
Confirmer les réservations
Commander les prix et médailles
Vérifier les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Créer les dossards et les bracelets
3 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
Installer le balisage le long de l’itinéraire
4 personnes
Prendre les postes de circulation
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les bâtons de relais
2 personnes
Aménager le point de dépôt des bagages
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Encadrer les passages aux points de relais
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Canaliser les finishers
3 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Fournir la musique
Vérifier les résultats
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Retirer le balisage
4 personnes
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 30
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Flèches de directionqté 60
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de zone de transitionqté 10
Bornes kilométriquesqté 10
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40
Siffletsqté 10
Giletsqté 20
Médaillesqté 150
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Balance

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6
Serviettesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Mesurez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions et indiquez clairement les zones de transition, les kilomètres et les points de départ et d’arrivée. Une modification tardive complique les dossards, les cartes et l’organisation des postes.
Lancez les démarches de circulation et les autorisations plusieurs semaines avant la course. Le parcours doit être coordonné avec chaque poste de circulation avant de confirmer définitivement les participants.
Prévoyez les bénévoles par poste, avec un responsable identifié pour les transitions, l’accueil, le parcours et l’arrivée. Remettez-leur un briefing écrit et des gilets avant leur prise de fonction.
Finalisez la liste des participants avant d’imprimer les numéros de départ, les bracelets et la répartition des dossards. Gardez quelques stylos, presse-papiers et exemplaires imprimés pour les corrections de dernière minute.
Vérifiez le matériel la veille et remplissez les glacières avant le départ. Testez les chronomètres, les enceintes, le microphone, les rallonges et les batteries externes plutôt que d’attendre l’installation du matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un relais avec parcours extérieur, autorisations et mesures de circulation. Ce délai laisse le temps de publier les inscriptions, recruter les bénévoles et confirmer le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions d’un relais ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la course. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et préparer les dossards, bracelets et cartes d’itinéraire.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Comptez au minimum 1 bénévole par poste de circulation ou de transition, plus 2 à 3 personnes pour l’accueil et l’arrivée. Ajoutez une personne coordinatrice et une réserve de 10 à 15 % pour les absences.
Que préparer la veille d’un relais ?: Préparez les dossards, les bracelets, les cartes, les flèches, les cônes, le ruban de balisage et le matériel de chronométrage la veille. Vérifiez aussi la météo et remplissez les glacières avant l’arrivée des participants.

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