So organisierst du einen Stadtteil-Basar

Bei einem Stadtteil-Basar entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Veranstaltungstag. Starte mit Datum, Programm und Standanmeldungen, bevor du Lieferanten, Genehmigungen und Helfer festlegst. Danach folgen Lageplan, Stromversorgung, Toiletten, Abfall und Verpflegung. Plane den Aufbau nicht erst für den Veranstaltungsmorgen: Marktstände, Partyzelte, Absperrungen und Kühlung brauchen klare Zuständigkeiten und ausreichend Vorlauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm veröffentlichen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen für Stände öffnen
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
6
Stände einteilen
2 Personen
7
Lieferanten bestätigen
2 Personen
8
Genehmigung prüfen
9
Toilettenreservierung vornehmen
10
Abholung von Abfall anmelden
11
Getränkereservierung vornehmen
12
Stromplan festlegen
2 Personen
13
Lageplan drucken
14
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Materialien abholen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Bargeld bereitlegen
22
Informationsschalter vorbereiten
2 Personen
23
Gelände absperren
4 Personen
24
Marktstände aufstellen
6 Personen
25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
31
Mülleimer aufstellen
2 Personen
32
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
33
Buffet-Tisch einrichten
3 Personen
34
Kühlboxen füllen
2 Personen
35
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
36
Snacks bereitstellen
3 Personen
37
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
38
Gelände und Laufwege kontrollieren
3 Personen

Event

39
Lieferanten empfangen
3 Personen
40
Besucher begrüßen
3 Personen
41
Infostand besetzen
2 Personen
42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke ausgeben
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Buffet regelmäßig auffüllen
2 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Tische sauber halten
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Beleuchtung einschalten
51
Bestand prüfen
2 Personen
52
Lieferanten verabschieden
2 Personen
53
Letzte Runde Müll machen
2 Personen
54
Kasse abschließen
2 Personen
55
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

56
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
57
Geschirr abwaschen
3 Personen
58
Marktstände abbauen
6 Personen
59
Partyzelte abbauen
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Strom sicher abschalten
2 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Gelände fegen und reinigen
4 Personen
65
Geliehene Materialien sortieren
2 Personen
66
Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Restbestand einlagern
2 Personen
68
Abfallcontainer abholen lassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischgarniturenAnz. 6
Informationsstand
AbsperrgitterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KaffeelöffelAnz. 50

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
Handmikrofon

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
StehtischhussenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 4
LaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsständerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung für Verkaufsstände mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erfasse dabei Standgröße, Strombedarf und besondere Ernährungswünsche, damit die Einteilung später nicht mehrfach geändert werden muss.
Prüfe die Genehmigung spätestens 4 Wochen vor dem Basar und bestätige Toiletten, Abfallabholung sowie Getränke innerhalb derselben Woche. Diese Leistungen sind oft schwer kurzfristig nachzubuchen.
Erstelle den Lage- und Stromplan, sobald die Stände eingeteilt sind. Markiere Kabelrollen, Verlängerungskabel und Kabelmatten darin und verschicke die Teilnehmerinformationen mindestens 7 Tage vor dem Termin.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: mindestens 2 Personen für den Informationsstand, 2 für den Aufbau und eine verantwortliche Person für Strom und Sicherheit. Schicke den Einsatzplan spätestens 5 Tage vorher.
Plane Kühlung und Verpflegung für den Vortag ein. Getränke sollten am Abend vorher gekühlt werden; Bargeld, Kartenterminals, Geschirr und Serviermaterial gehören am Veranstaltungstag an einen kontrollierten Ausgabeort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stadtteil-Basar anmelden?: Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Standanmeldungen. Genehmigungen und externe Leistungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Basar geprüft und bestätigt sein.
Wann sollte man die Stände für einen Stadtteil-Basar einteilen?: Teile die Stände etwa 3 bis 4 Wochen vorher ein, sobald die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Verschicke Lageplan und Teilnehmerinformationen anschließend spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Stadtteil-Basar?: Für einen kleinen Basar solltest du mindestens 5 bis 8 Helfer gleichzeitig einplanen: zwei für den Aufbau, zwei am Informationsstand und eine Person für Strom und Sicherheit. Bei mehreren Schichten brauchst du entsprechend mehr Personen.
Was muss am Tag vor dem Stadtteil-Basar vorbereitet werden?: Kühle die Getränke am Vorabend, hole bestellte Materialien ab und prüfe Einkaufsliste, Bargeld und Kartenterminals. Bereite außerdem Snacks und Geschirr vor, damit der Aufbau am Veranstaltungstag nicht durch Küchenarbeiten verzögert wird.

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