Cómo organizar una feria de barrio sin perderse en los detalles

Una feria de barrio se organiza mejor por fases: primero se fija la fecha y el programa, después se abren las inscripciones y se cierran los servicios necesarios. El permiso, los aseos, la recogida de residuos y la electricidad suelen causar problemas cuando se dejan para el final. También hay que asignar los puestos, informar a cada participante y preparar un montaje que permita circular con seguridad. Este plan reúne 68 tareas y 51 materiales para llegar al día de la feria con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir las inscripciones para los puestos
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
6
Distribuir los puestos
2 personas
7
Confirmar proveedores
2 personas
8
Comprobar el permiso
9
Hacer la reserva de los aseos
10
Hacer una reserva para la recogida de residuos
11
Hacer la reserva de bebidas
12
Definir el plan eléctrico
2 personas
13
Imprimir el plano
14
Enviar información a los participantes
2 personas
15
Programar a los voluntarios
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger los materiales
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Preparar efectivo
22
Preparar el mostrador de información
2 personas
23
Cerrar el recinto
4 personas
24
Colocar los puestos del mercado
6 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
28
Colgar la iluminación
3 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar los paneles informativos
2 personas
31
Colocar cubos de basura
2 personas
32
Montar el punto de café
3 personas
33
Montar la mesa de buffet
3 personas
34
Llenar las neveras portátiles
2 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
36
Preparar los aperitivos
3 personas
37
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
38
Comprobar el recinto y las vías de acceso
3 personas

Evento

39
Recibir a los proveedores
3 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Atender el mostrador de información
2 personas
42
Servir café y té
3 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Repartir bebidas
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer el buffet regularmente
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Mantener las mesas limpias
2 personas
49
Comprobar los baños
2 personas
50
Encender la iluminación
51
Comprobar el inventario
2 personas
52
Despedir a los proveedores
2 personas
53
Hacer la última ronda de basura
2 personas
54
Cerrar la caja
2 personas
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

56
Recoger la comida y las bebidas
4 personas
57
Lavar la vajilla
3 personas
58
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
59
Desmontar las carpas
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Cortar la corriente de forma segura
2 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Barrer y limpiar el recinto
4 personas
65
Clasificar el material prestado
2 personas
66
Devolver los materiales
2 personas
67
Guardar el stock restante
2 personas
68
Recoger los contenedores de residuos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas con bancoscant. 6
Punto de información
Vallas de separacióncant. 12
Percherocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Cucharillas de cafécant. 50

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Micrófono de mano

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Pancartas con nombrescant. 30
Fundas para mesas altascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de montajecant. 4
Farolescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Termoscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el permiso, los aseos y la recogida de residuos antes de confirmar proveedores. Si alguno depende de una reserva externa, deja al menos 2 semanas de margen para corregir cambios.
Abre las inscripciones de los puestos antes de imprimir el plano. Recoge también las preferencias dietéticas y confirma a cada participante su ubicación, horario de llegada y necesidades eléctricas.
Prepara el plano pensando en el montaje: coloca primero las carpas y los puestos, deja libres los recorridos y sitúa el punto de información en un lugar visible. Imprime varias copias para el equipo y los proveedores.
Haz el plan eléctrico por zonas y comprueba la longitud de cables, regletas, carretes y alfombrillas protectoras antes del montaje. No conectes máquinas de café, neveras y otros equipos sin verificar la capacidad disponible.
Programa a los voluntarios en turnos concretos y asigna responsables para el montaje, la información y el cierre. En las horas previas, enfría las bebidas, prepara los aperitivos y deja listo el efectivo y los terminales de pago.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de barrio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva cuanto antes el permiso, los aseos, la recogida de residuos y las bebidas; deja las 2 últimas semanas para cerrar puestos, proveedores y voluntarios.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para los puestos?: Ábrelas al menos 4 semanas antes y fija una fecha de cierre 10 o 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para distribuir los puestos, imprimir el plano y enviar la información definitiva.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de barrio?: Como referencia, calcula 1 responsable por cada 5 o 6 voluntarios y cubre como mínimo tres funciones: montaje, punto de información y cierre. Programa turnos de 2 a 3 horas para no dejar zonas sin atención.
¿Qué se prepara el día anterior y qué el mismo día?: El día anterior conviene recoger los materiales, revisar la compra, imprimir el plano y confirmar proveedores. El mismo día se montan las carpas y los puestos, se enfrían las bebidas y se preparan aperitivos, efectivo y equipos de pago.

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