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Stadtteil-Basar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtteil-Basar braucht früh klare Zuständigkeiten: Wer meldet einen Stand an, wer prüft die Genehmigung und wer kümmert sich um Strom, Toiletten und Abfall? Beginne mit Datum und Programm, öffne danach die Standanmeldungen und verschicke rechtzeitig alle Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen stehen Einkauf, Getränke, Snacks und Materialabholung an. Am Veranstaltungstag helfen ein gedruckter Lageplan, ein besetzter Informationsstand und ein genauer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen für Stände öffnen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Stände einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigung prüfen

  • Toilettenreservierung vornehmen

  • Abholung von Abfall anmelden

  • Getränkereservierung vornehmen

  • Stromplan festlegen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Bargeld bereitlegen

  • Informationsschalter vorbereiten

    2 Personen

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Marktstände aufstellen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Buffet-Tisch einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminal testen

    2 Personen

  • Gelände und Laufwege kontrollieren

    3 Personen

Event

  • Lieferanten empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet regelmäßig auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Lieferanten verabschieden

    2 Personen

  • Letzte Runde Müll machen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Strom sicher abschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände fegen und reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfallcontainer abholen lassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • MarktständeAnz. 20
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischgarniturenAnz. 6
  • Informationsstand
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaffeelöffelAnz. 50

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelrollenAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • Handmikrofon

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 30
  • StehtischhussenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 4
  • LaternenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlelementeAnz. 24
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HanddesinfektionsständerAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Frist für Standanmeldungen mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Basar fest. Danach kannst du Stände einteilen, Ernährungswünsche erfassen und den Lageplan drucken.
  • Prüfe Genehmigung, Toiletten, Abfallabholung und Lieferanten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Diese Leistungen lassen sich kurz vor dem Termin oft nicht mehr zuverlässig ändern.
  • Plane den Strom vor dem Aufbau: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Kartenterminals brauchen feste Anschlüsse. Sichere Verlängerungskabel und Kabelrollen mit Kabelmatten.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 5 Tage vor dem Basar. Darin sollten Ankunftszeit, Standplatz, Zufahrt, Aufbauhinweise und die Nummer des Informationsstands stehen.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden und teile dafür mehrere Freiwillige ein. Zuerst Gelände absperren, dann Marktstände und Partyzelte aufstellen, Strom verlegen und Getränke kühlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Stadtteil-Basar organisieren?
Starte etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Genehmigungsprüfung. Öffne die Standanmeldungen anschließend und halte mindestens 2 Wochen für Rückmeldungen und Einteilung frei.
Wann sollte ich die Standanmeldungen für den Basar schließen?
Schließe die Anmeldung ungefähr 2 bis 3 Wochen vor dem Basar. So bleiben dir mindestens 10 Tage, um Stände einzuteilen, Rückfragen zu beantworten und den Lageplan zu erstellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Stadtteil-Basars?
Plane mindestens 2 Stunden für Absperrgitter, Marktstände, Partyzelte, Tische, Strom und den Informationsstand ein. Bei vielen Ständen oder mehreren Zelten sind 3 Stunden und ein festes Helferteam realistischer.
Wann müssen Getränke und Snacks für den Stadtteil-Basar vorbereitet werden?
Kaufe haltbare Getränke und Snacks 2 bis 3 Tage vorher ein. Kühlpflichtige Getränke solltest du am Vortag kühlen; Snacks und Serviergeschirr können am Veranstaltungsmorgen vorbereitet werden.

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