Checklist para organizar una feria de barrio sin olvidar nada

Organizar una feria de barrio requiere coordinar puestos, proveedores, permisos, voluntariado y servicios en un orden claro. Empieza por publicar la fecha y el programa, abrir las inscripciones y confirmar qué necesita cada participante. Después, cierra los servicios básicos —aseos, residuos, bebidas y electricidad— antes de imprimir el plano. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con las carpas, mesas, señalización, cobros y bebidas preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir las inscripciones para los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Distribuir los puestos
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Comprobar el permiso
Hacer la reserva de los aseos
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Hacer la reserva de bebidas
Definir el plan eléctrico
2 personas
Imprimir el plano
Enviar información a los participantes
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar efectivo
Preparar el mostrador de información
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Colocar los puestos del mercado
6 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar la mesa de buffet
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Comprobar el recinto y las vías de acceso
3 personas

Evento

Recibir a los proveedores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el buffet regularmente
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Encender la iluminación
Comprobar el inventario
2 personas
Despedir a los proveedores
2 personas
Hacer la última ronda de basura
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Cortar la corriente de forma segura
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer y limpiar el recinto
4 personas
Clasificar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger los contenedores de residuos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas con bancoscant. 6
Punto de información
Vallas de separacióncant. 12
Percherocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Cucharillas de cafécant. 50

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Micrófono de mano

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Pancartas con nombrescant. 30
Fundas para mesas altascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de montajecant. 4
Farolescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Termoscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las reservas de aseos, recogida de residuos y bebidas antes de comunicar el programa definitivo. Si uno de estos servicios se retrasa, puede afectar a la distribución de los puestos y al horario.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y recoge las preferencias dietéticas desde el principio. Así podrás distribuir los puestos y avisar a los participantes de sus necesidades concretas con antelación.
Prepara el plano cuando ya conozcas los puestos, las carpas y las necesidades eléctricas. Imprime varias copias y envía la información a los participantes antes del día de la feria, no durante el montaje.
Asigna los voluntarios por franjas y funciones: montaje de carpas y puestos, información, reposición, cobros y cierre. Reserva tiempo para recoger materiales, revisar la compra, enfriar las bebidas y preparar los aperitivos.
Comprueba la zona de pago y la instalación eléctrica antes de abrir. Ten listos los terminales de pago, cables, regletas, carretes y alfombrillas para cables, y coloca las señales de orientación junto al punto de información.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de barrio?: Empieza al menos 8 semanas antes para publicar la fecha, gestionar permisos, abrir las inscripciones y confirmar proveedores. Deja la última semana para cerrar el plano, programar voluntarios y comprobar compras y materiales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Ciérralas entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para distribuir los puestos, confirmar la información de cada participante e imprimir el plano sin cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de barrio?: Calcula como mínimo 1 persona para el punto de información, 2 para el montaje y 2 para el cierre, además de quienes atiendan cobros o reposición. Para una feria con muchos puestos, organiza turnos de 2 a 3 horas.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?: Enfría las bebidas la víspera si tienes suficiente espacio en neveras y neveras portátiles. Prepara los aperitivos el mismo día, con tiempo para tenerlos listos antes de que lleguen los primeros participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.