Zo organiseer je een stadsrally die soepel verloopt

Een stadsrally staat of valt met een route die op tijd vastligt en checkpoints die logisch op elkaar volgen. Begin daarom met start- en eindlocatie, route en veiligheid; werk daarna de spelregels, opdrachten en puntentelling uit. Pas als die basis staat, regel je deelnemers, teams en begeleiders. In de laatste week draait alles om printwerk, pakketten, briefing, catering en een plan voor slecht weer. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of posten op het laatste moment nog informatie missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Checkpointlocaties selecteren
2 personen
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Spelregels en puntentelling maken
2 personen
6
Opdrachten per checkpoint schrijven
3 personen
7
Deelnemerslijst aanleggen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Begeleiders en checkpointposten indelen
2 personen
12
Teams samenstellen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Weersverwachting controleren
15
Route en tijden definitief maken
2 personen
16
Vergunningen en meldingen controleren
17
Opdrachten printen
2 personen
18
Routekaarten en scorekaarten printen
2 personen
19
Team- en checkpointpakketten samenstellen
3 personen
20
Materialen en boodschappen inkopen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
24
Checkpointbegeleiders briefen
2 personen
25
Weersalternatief klaarzetten
2 personen

Event

26
Startlocatie openen
2 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Startbalie inrichten
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Muziek en speakers testen
2 personen
31
Checkpointmaterialen klaarleggen
4 personen
32
Routepijlen plaatsen
3 personen
33
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Inschrijftafel bemannen
2 personen
36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
38
Teamfoto's maken
2 personen
39
Rally officieel starten
2 personen
40
Checkpoint één bemannen
2 personen
41
Checkpoint twee bemannen
2 personen
42
Checkpoint drie bemannen
2 personen
43
Checkpoint vier bemannen
2 personen
44
Deelnemers onderweg begeleiden
2 personen
45
Scorekaarten controleren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes bijvullen
2 personen
48
Aankomstteams registreren
2 personen
49
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
50
Dinerbuffet openen
2 personen
51
Diner serveren
4 personen
52
Servies en bestek aanvullen
2 personen
53
Eindscores berekenen
2 personen
54
Winnaar bekendmaken
55
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
56
Muziek en dans begeleiden
2 personen
57
Dranken en snacks aanvullen
2 personen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Versiering en bewegwijzering verwijderen
3 personen
60
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
61
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
62
Servies en bestek afwassen
3 personen
63
Keuken en buffet schoonmaken
2 personen
64
Locatie schoon opleveren
3 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Routepijlen en markeringen verwijderen
2 personen
68
Verloren voorwerpen verzamelen
69
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Partytentaantal 2
Buffettafelaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Megafonenaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6

Routebenodigdheden

Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Waterdichte documenthoezenaantal 30

Spelmateriaal

Stopwatchesaantal 8
Pionnen voor spellenaantal 40
Tennisballenaantal 20
Touwaantal 4
Blinddoekenaantal 12
Bekers voor opdrachtenaantal 40
Dobbelstenenaantal 12
Scorebordaantal 2
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Teamstickersaantal 60
Prijzenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Isolatietangenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start- en eindlocatie en checkpoints eerst vast. Controleer de route daarna op oversteekplaatsen, druk verkeer en plekken waar pijlborden, pionnen of afzetlint nodig zijn.
Maak per checkpoint één duidelijke opdracht met een vaste puntentelling en maximale tijd. Print routekaarten, scorekaarten en opdrachten uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je nog fouten kunt herstellen.
Geef deelnemersinformatie pas uit nadat route en tijden definitief zijn. Vermeld starttijd, teamindeling, benodigdheden, contactnummer en wat er gebeurt bij vertraging of slecht weer.
Plan begeleiders niet alleen bij checkpoints, maar ook voor start, finish en het verzamelen van scores. Brief hen vooraf over de opdracht, de score en het gebruik van telefoons, stopwatches en waterdichte hoezen.
Zet team- en checkpointpakketten per locatie klaar en label ze duidelijk. Laad telefoons en powerbanks op, koel dranken en leg een weersalternatief klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een stadsrally te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor een stadsrally met meerdere checkpoints. In die periode leg je route en locaties vast, schrijf je opdrachten, regel je begeleiders en verzend je deelnemersinformatie. Plan de definitieve routecontrole en briefing uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf.
Hoeveel checkpoints heeft een stadsrally nodig?: Voor een rally van ongeveer 2 tot 3 uur werkt 1 checkpoint per 20 tot 30 minuten lopen meestal goed; dat komt vaak neer op 4 tot 6 checkpoints. Kies liever minder posten met duidelijke opdrachten dan te veel korte stops waarbij teams moeten wachten.
Wanneer moet ik de deelnemers en teams indelen?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 1 week voor de rally. Maak daarna de teams en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je nog wijzigingen in route, tijden of contactgegevens kunt verwerken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een stadsrally?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg uiterlijk 1 dag vooraf vast of je inkort, checkpoints naar binnen verplaatst of een alternatief programma gebruikt. Bescherm routekaarten en opdrachten met waterdichte documenthoezen en informeer deelnemers zodra de beslissing is genomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.