Stadtfestival: Besorgungsliste für Einkauf und Aufbau

Für ein Stadtfestival brauchst du mehr als Getränke und Bühnenmaterial. Plane Ausschank, Sitzplätze, Technik, Kühlung und Beleuchtung gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Als Richtwert kalkulierst du pro Gast drei Mehrwegbecher und mindestens einen Teller, dazu zusätzliches Geschirr für Snacks. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; empfindliche Technik und gemietete Ausstattung holst du nach Möglichkeit zwei bis drei Tage vorher ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
BühnenelementeAnz. 8
KassentischeAnz. 2
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 80
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
PartyzeltgewichteAnz. 16
TransportwagenAnz. 3
WerkzeugkistenAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 4
WasserwaagenAnz. 2
MessbänderAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
KegelAnz. 20
Bühnentreppe
HandkassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
KreidetafelnAnz. 8
PflanzkübelAnz. 10
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Kilo
- Teebeutel - 250 Stück
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Wasser - 120 Liter
- Sprudelwasser - 48 Liter
- Cola - 24 Liter
- Cola Zero - 24 Liter
- Orangenlimonade - 18 Liter
- Zitronenlimonade - 18 Liter
- Apfelsaft - 12 Liter
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Minze - 10 Bund
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 200 Stück
- Wraps - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Brie - 3 Kilo
- Hinterham - 4 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 4 kilo
- Thunfisch - 3 Kilo
- Eier - 120 Stück
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Pasta - 8 kilo
- Reis - 5 Kilo
- Kartoffeln - 12 kilo
- Kopfsalat - 12 Stück
- Rucola - 12 Beutel
- Tomaten - 8 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Paprika - 5 Kilo
- Rote Zwiebeln - 3 kilo
- Karotten - 5 Kilo
- Mais - 12 Dosen
- Oliven - 6 Gläser
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Äpfel - 10 Kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Erdbeeren - 5 Kilo
- Wassermelonen - 4 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 6 Beutel
- Cracker - 10 Packungen
- Toastbrot - 10 Packungen
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Chilisauce - 2 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Knoblauch - 10 Knollen
- Basilikum - 10 Bund
- Petersilie - 10 Bund
- Backpapier - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Gefrierbeutel - 4 Kartons
- Müllsäcke - 100 Stück
- Kompostierbare Snackschalen - 300 Stück
- Holzpiekser - 500 Stück
- Kaffeefilter - 250 stuks
- Spülmittel - 3 Liter
- Allzweckreiniger - 3 liter
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Pflaster - 2 Dutzend
- Taschentücher - 12 Packungen
- Textmarker - 12 Stück
- Kugelschreiber - 24 Stück
- Klebeband - 12 Rollen
- Papierarmbänder - 250 Stück
- Etiketten - 200 Stück
- Speisekarten - 30 Stück
- Programmkarten - 250 Stück
- Lagepläne - 250 Stück

Tipps

Plane pro erwarteter Person drei Mehrwegbecher ein, damit Becherwechsel, Verlust und die Ausgabe an mehreren Ständen abgedeckt sind. Für Snacks genügt meist ein Teller pro Person, bei einem längeren Programm solltest du etwa 20 Prozent Reserve einrechnen.
Kaufe Wasser nicht nur nach der Besucherzahl, sondern auch nach der Wetterprognose: Rechne bei warmem Wetter mit mindestens 1,5 Litern alkoholfreien Getränken pro Person für den Veranstaltungstag.
Reserviere Kühlboxen, Kühlschränke und Kaffeemaschinen mindestens zwei bis drei Wochen vorher. Gerade zusätzliche Kühlkapazität wird bei Stadtfesten häufig zu spät eingeplant.
Plane für jeden Technikbereich passende Verlängerungskabel und Kabelmatten ein. Kabel sollten nicht quer über Laufwege liegen; prüfe außerdem vor dem Aufbau, ob die vorhandenen Anschlüsse für Mischpult, Lautsprecher und Beleuchtung ausreichen.
Stelle für den Aufbau eine eigene Beleuchtung bereit: LED-Lichterketten, mindestens zwei Sonnenschirme oder Zelte je nach Fläche sowie klar markierte Kabelwege helfen, wenn der Abbau erst nach Einbruch der Dunkelheit beginnt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Stadtfestival an Geschirr?: Plane mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel pro Person ein. Bei Mehrweggeschirr sind drei Becher pro Gast und etwa 20 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei mehreren Ausschankstellen.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Stadtfestival?: Rechne für die ersten zwei Stunden mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk je weiterer Stunde. Für Wasser und andere alkoholfreie Getränke solltest du bei warmem Wetter mindestens 1,5 Liter pro Person vorsehen.
Wann muss ich die Ausstattung für ein Stadtfest bestellen?: Mietmöbel, Zelte, Sanitäranlagen, Kühlgeräte und Tontechnik solltest du mindestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin reservieren. Verbrauchsmaterialien kannst du meist eine Woche vorher einkaufen; Getränke gehören spätestens am Vortag in die Kühlung.
Welche Technik brauche ich für ein Stadtfestival?: Für ein Bühnenprogramm gehören mindestens Tonmischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Verlängerungskabel und Kabelmatten auf die Liste. Plane den Technikcheck mindestens zwei Stunden vor Programmbeginn ein und halte Ersatzkabel bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.