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Sprechworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sprechworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen gebuchten Raum und einen Trainer. Du musst Programm, Anmeldungen, Technik, Arbeitsmaterialien und Verpflegung rechtzeitig aufeinander abstimmen. Besonders am Veranstaltungstag zählen klare Abläufe: Empfangstisch, Namensschilder, Sitzordnung, Präsentation und Kaffeebereich sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitstehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Workshopstart durch die nötigen Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Trainer bestätigen

  • Programm ausarbeiten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

Event

  • Raum öffnen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsecke einrichten

    2 Personen

  • Arbeitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Empfangstisch bereitstellen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop eröffnen

  • Übungen anleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Präsentationsübungen begleiten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Vertiefende Übungen anleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abschlusspresentationen betreuen

    2 Personen

  • Feedbackformulare verteilen

  • Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

  • Materialien zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 2
  • Empfangstisch

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-Kabel
  • HDMI-Adapter-Set
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Präsentationsmaterial

  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-PapierAnz. 3
  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 2
  • MarkerAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 45
  • ArbeitsblätterAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • StiftekörbchenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • Dinner-TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertellerAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • TischschilderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • Wischmopp

Tipps

  • Reserviere den Raum frühzeitig und prüfe, ob Tische, Stühle, Flipcharts und ein Whiteboard tatsächlich vorhanden sind. Plane die Raumöffnung mindestens 60 Minuten vor Beginn ein, damit der Aufbau nicht unter Zeitdruck gerät.
  • Bestätige den Trainer, bevor du Einladungen verschickst, und stimme das Programm anschließend mit ihm ab. So enthalten Einladung, Arbeitsblätter und Präsentation dieselben Zeiten und Übungen.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Lege zusätzlich Verlängerungskabel bereit, weil Anschlüsse im Raum oft nicht dort liegen, wo du sie brauchst.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Workshop. Schicke eine Erinnerung 2 bis 3 Tage vorher mit Uhrzeit, Adresse und Hinweisen zum Ablauf.
  • Bereite Arbeitsblätter, Namensschilder, Notizblöcke und Kugelschreiber nach Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve vor. Stelle Empfang, Kaffeebereich und Präsentationsecke vor dem Einlass fertig und registriere die Teilnehmer beim Ankommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sprechworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumbuchung und der Trainerbestätigung. Programm, Einladungen und Anmeldungen können danach Schritt für Schritt folgen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Sprechworkshop?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Präsentationsecke, Arbeitsmaterialien und Kaffeebereich ein. Für einen Techniktest mit Projektor, HDMI-Adaptern und Lautsprecher solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten rechnen.
Wann sollte man die Teilnehmer an einen Sprechworkshop erinnern?
Sende die Erinnerung 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Frage Ernährungswünsche möglichst 7 Tage vorher ab, damit das Catering noch angepasst werden kann.
Wie viele Arbeitsblätter und Namensschilder brauche ich?
Bereite für jede angemeldete Person ein Arbeitsblatt und ein Namensschild vor. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve, damit kurzfristige Anmeldungen oder beschädigte Unterlagen kein Problem verursachen.

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