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Dorfradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Dorfradtour steht und fällt mit einer getesteten Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem verlässlichen Plan für Pausen und Pannen. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest und fahre die gesamte Route selbst mit dem Fahrrad ab. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Helfer, Anmeldungen und Reservierungen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Teilnehmerliste, Beschilderung, gekühlte Getränke und die Reparaturausrüstung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort bestätigen

    2 Personen

  • Die Strecke vollständig vorab mit dem Fahrrad abfahren

    3 Personen

  • Routenplan erstellen

    2 Personen

  • Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen einreichen

    2 Personen

  • Versicherung und Haftung prüfen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Routenhelfer einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt organisieren

  • Fahrradreparaturhilfe organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Streckenkarte online veröffentlichen

  • Wegweiser entwerfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Freiwilligen-Briefing versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Wegweiser und Pfeile anfertigen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Startnummern und Armbänder bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich aufbauen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Wegweiser entlang der Strecke aufstellen

    8 Personen

  • Ruhezonen einrichten

    4 Personen

  • Fahrradparkplatz markieren

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    3 Personen

  • Sicherheitsmaterial prüfen

    2 Personen

Event

  • Freiwilligenposten besetzen

    10 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

    2 Personen

  • Radfahrer losfahren lassen

    3 Personen

  • Verkehrsposten betreuen

    6 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Obst und Snacks servieren

    3 Personen

  • Radfahrer am Ziel begrüßen

    4 Personen

  • Fahrradreparaturen unterstützen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten

    2 Personen

  • Ankunftszeiten erfassen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Getränke laufend nachfüllen

    2 Personen

  • Teilnehmer über die Schließung informieren

  • Route auf Zurückgebliebene kontrollieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    6 Personen

  • Gelände räumen

    6 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Ort sauber übergeben

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Route auf Schäden prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer nach Abschluss informieren

  • Verlorene Gegenstände sammeln

  • Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • FahrradständerAnz. 8
  • AbsperrgitterAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • FahrradreparaturständeAnz. 2

Sportmaterial

  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • FahrradflickenAnz. 6
  • FahrradreparatursetsAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • WarnwestenAnz. 20
  • KegelAnz. 20
  • StreckenkaartenhalterAnz. 120
  • StartnummernAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • Dorf旗genAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • Willkommensschild
  • PinnwandAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlkistenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 20
  • SpülwannenAnz. 8
  • Wiederverwendbare HandschuheAnz. 6
  • AbfallgreiferAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Wegweisung

  • WegweiserAnz. 80
  • WegweiserAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • Wasserfeste StifteAnz. 12
  • RoutenpläneAnz. 150

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • RettungsdeckenAnz. 10
  • NitrilhandschuheAnz. 100
  • PfeifenAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 20
  • FunktelefoneAnz. 4

Verwaltung

  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 30
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • AnmeldeordnerAnz. 6
  • PapierklebebandAnz. 12
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • PinnwandkartenAnz. 30

Tipps

  • Fahre die Strecke nicht nur einmal am Schreibtisch nach: Prüfe sie vollständig mit dem Fahrrad und notiere Steigungen, enge Stellen, Pausenplätze und mögliche Ausweichrouten. So erkennst du Probleme, bevor die Gruppe unterwegs ist.
  • Plane pro Ruhepunkt eine klare Aufgabe und teile Routenhelfer frühzeitig ein. Das Briefing sollte spätestens am Vortag verschickt werden und Treffpunkt, Warnwesten, Absperrungen sowie den Umgang mit verspäteten Teilnehmern enthalten.
  • Öffne das Anmeldeformular mehrere Wochen vor der Tour und frage Ernährungswünsche direkt ab. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens zwei Tage vorher, damit Reservierungen und Verpflegung nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Organisiere Fahrradpumpen, Ersatzschläuche, Flickzeug und Reparatursets an einem festen Standort oder bei einem mobilen Helfer. Eine Reparaturhilfe ohne passende Ersatzschläuche hilft bei einem Platten nur eingeschränkt.
  • Bringe Wegweiser und Pfeile erst nach einer letzten Kontrollfahrt an und nimm Kabelbinder, Kegel und Streckenkartenhalter mit. Getränke sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden; für Kaffee brauchst du zusätzlich Strom, Verlängerungskabel und einen trockenen Standplatz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Dorfradtour anmelden?
Öffne das Anmeldeformular idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Rückfragen, Reservierungen, Ernährungswünsche und die Einteilung der Helfer.
Wie viele Helfer braucht eine Dorfradtour?
Das hängt von Streckenlänge und Gruppengröße ab, aber jeder wichtige Abzweig und jeder Ruhepunkt braucht eine klar zugewiesene Person. Schließe die Helferplanung spätestens zwei Wochen vorher ab, damit Ersatzpersonen gefunden werden können.
Wann muss man die Strecke einer Dorfradtour testen?
Fahre die Route mindestens zwei bis drei Wochen vor der Tour vollständig mit dem Fahrrad ab. Eine zweite Kontrolle kurz vor dem Termin zeigt, ob Baustellen, Umleitungen oder beschädigte Wegweiser berücksichtigt werden müssen.
Was braucht man bei einer Dorfradtour für Fahrradpannen?
Plane mindestens eine organisierte Reparaturhilfe mit Fahrradpumpen, Ersatzschläuchen, Fahrradflicken und Reparatursets ein. Lege außerdem vorher fest, wie Teilnehmer von einem Pannenpunkt weitertransportiert oder abgeholt werden.

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