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Sponsorenspaziergang organisieren: die komplette Checkliste

Ein Sponsorenspaziergang braucht mehr Vorbereitung als nur eine schöne Strecke. Du musst die Route genehmigen lassen, Start- und Ruhepunkt sichern, Anmeldungen und Ernährungswünsche verwalten und Helfer einteilen. Kurz vor dem Termin kommen Beschilderung, Startnummern, Routenpläne und Verpflegung dazu. Diese Checkliste bringt die 59 Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wanderroute festlegen

    2 Personen

  • Routen-Genehmigung beantragen

  • Startort reservieren

  • Ruhepunkt reservieren

  • Sponsorenziel festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Sponsorenseite veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Aufgaben für Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Route prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

  • Routenpläne drucken

  • Sponsorenlisten ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Tasche zusammenstellen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

Event

  • Startort öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Ruhebereich einrichten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Endpunkt dekorieren

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Route erklären

    2 Personen

  • Wanderer starten lassen

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    4 Personen

  • Ruhebereich betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Erste Hilfe bereithalten

    2 Personen

  • Eintreffende Wanderer registrieren

    2 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Sponsorengelder prüfen

    2 Personen

  • Dankesmoment gestalten

    2 Personen

  • Wegweiser entfernen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spendengelder sicher einzahlen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Sponsoren informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6

Wegweisung

  • WegweiserAnz. 45
  • WegweiserAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • VerkehrskegelAnz. 12
  • RoutenpläneAnz. 120

Anmeldung

  • StartnummernAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

  • SicherheitswestenAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 120
  • PfeifenAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

  • TassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SuppenkesselAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung für die Route frühzeitig und reserviere Startort und Ruhepunkt, bevor du die Einladungen verschickst. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein.
  • Öffne das Anmeldeformular mit einer festen Frist. Erfasse neben den Namen auch Ernährungswünsche, damit die Verpflegung spätestens 7 Tage vor dem Spaziergang geplant werden kann.
  • Teile die Freiwilligen nicht nur nach Namen, sondern nach konkreten Zeitfenstern und Positionen ein: Anmeldung, Wegweisung, Ruhepunkt und Erste Hilfe brauchen jeweils eine verantwortliche Person.
  • Prüfe die Strecke einmal bei ähnlichen Bedingungen wie am Veranstaltungstag. Zähle dabei die benötigten Wegweiser und kontrolliere, ob Absperrband und Verkehrskegel an kritischen Stellen ausreichen.
  • Drucke Teilnehmerliste, Startnummern, Routenpläne und Sponsorenlisten spätestens am Vortag. Lege Anmeldung, Erste-Hilfe-Tasche, Funkgeräte und Verpflegung getrennt nach Einsatzort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Sponsorenspaziergang anmelden?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Genehmigung und Reservierungen. Die Anmeldefrist für Teilnehmende kann etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin enden.
Wie viele Helfer braucht ein Sponsorenspaziergang?
Plane mindestens eine Person für die Anmeldung, je eine verantwortliche Person für Start und Ruhepunkt sowie Helfer an unübersichtlichen Stellen der Route ein. Bei größeren Gruppen sollte zusätzlich eine Person die Funkgeräte und den Ablauf koordiniert.
Wann soll ich die Route für den Sponsorenspaziergang prüfen?
Prüfe die Route erstmals nach der Festlegung und ein zweites Mal in der letzten Woche. Eine abschließende Kontrolle am Vortag zeigt, ob Wegweiser, Absperrband und Verkehrskegel noch richtig eingesetzt werden können.
Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Sponsorenspaziergang?
Plane Wasser und Getränke für alle angemeldeten Personen plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei einer Pause mit Suppe solltest du die bestellten Portionen spätestens 3 bis 5 Tage vorher anhand der Teilnehmerliste festlegen.

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