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Spieleabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Spieleabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die passenden Spiele müssen verfügbar sein, Spieltische brauchen Platz und Getränke sollten rechtzeitig kalt stehen. Plane zuerst Ort, Datum und Teilnehmerzahl, bevor du Spiele und Verpflegung festlegst. Erfasse außerdem Ernährungswünsche und Spielvorlieben frühzeitig. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor Beginn durch alle wichtigen Schritte.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Spielvorlieben erfassen

  • Spielmaterial prüfen

    2 Personen

  • Fehlende Spiele ausleihen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kühlboxen kontrollieren

  • Dekoration überprüfen

  • Einkaufsliste abschließen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Spiele sortieren

    2 Personen

  • Spielregeln drucken

  • Preise und Wertungsbögen bereitlegen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Spieltische einrichten

    3 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

Event

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Spielrunden begleiten

    3 Personen

  • Punktestände nachhalten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Gewinner bekanntgeben

  • Spiele einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Spiele zurückgeben

  • Geliehene Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • Buffet-Tisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 30
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 18
  • KartenspieleAnz. 8
  • WürfelsetsAnz. 6
  • PylonenbecherAnz. 8
  • SanduhrenAnz. 6
  • ScorekartenAnz. 6
  • Whiteboard
  • Whiteboard-MarkerAnz. 4
  • WertungsblöckeAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 6
  • PreiseAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • GirlandenAnz. 6
  • TischschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis spätestens 5 Tage vor dem Spieleabend. So kannst du Tische, Stühle, Spiele und Snacks passend zur Teilnehmerzahl planen.
  • Prüfe die Spielesammlung etwa 10 Tage vorher vollständig: Bei fehlenden Spielen bleibt noch genug Zeit, sie auszuleihen. Sortiere die Spiele am Vortag nach Gruppengröße und Spieldauer.
  • Plane pro Person mindestens 2 bis 3 Getränke für die ersten 2 Stunden und stelle Wasser zusätzlich bereit. Getränke gehören spätestens 3 Stunden vor Beginn in Kühlboxen oder den Kühlschrank.
  • Richte für jede Spielgruppe einen Tisch mit ausreichend Sitzplätzen, Stiften, Wertungsblöcken und Spielregeln ein. Eine Sanduhr oder ein Whiteboard verhindert später Nachfragen und lange Erklärpausen.
  • Öffne den Veranstaltungsort etwa 90 Minuten vor Beginn. Rechne für Tische, Stühle, Spieltische, Buffet, Getränketisch und Dekoration mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Spieleabend organisieren?
Beginne etwa 3 Wochen vorher mit Ort, Datum und Einladungen. Fünf Tage vor dem Termin solltest du die Anmeldungen, Ernährungswünsche und Spielvorlieben abschließen.
Wie viele Spiele braucht man für einen Spieleabend?
Plane ungefähr 1 bis 2 Spiele pro geplanter Spielrunde und zusätzlich 2 Ersatzspiele ein. Bei einem vierstündigen Abend sind meist 5 bis 8 unterschiedliche Spiele ausreichend, abhängig von der Spieldauer.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Spieleabend?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Spielmaterial, Buffet, Getränke und Dekoration ein. Öffne den Raum deshalb etwa 90 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.
Wie viele Getränke und Snacks brauche ich pro Person?
Rechne für die ersten 2 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Für Snacks sind etwa 150 bis 200 Gramm pro Person ein brauchbarer Richtwert, bei einem langen Abend eher mehr.

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