Spelletjesavond organiseren: checklist en planning

Een geslaagde spelletjesavond begint niet met de eerste worp, maar met een goede indeling van de avond. Leg eerst locatie, datum, tijden en deelnemers vast. Verzamel daarna dieetwensen en spelvoorkeuren, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen en spellen nodig zijn. Controleer wat je al hebt, leen ontbrekende spellen op tijd en werk de boodschappen af. Op de dag zelf richt je aparte speltafels en een buffet- en drankentafel in, zodat spelen en pauzeren elkaar niet in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelvoorkeuren inventariseren
Spellenvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende spellen lenen
Tafels en stoelen reserveren
Koelboxen controleren
Decoratie controleren
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
2 personen
Spellen sorteren
2 personen
Spelregels printen
Prijzen en scorebladen klaarleggen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Speltafels inrichten
3 personen
Buffet en drankentafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Bezoekers ontvangen
2 personen
Speluitleg geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Spelrondes begeleiden
3 personen
Scorestanden bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Winnaars bekendmaken
Spellen innemen
3 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spellen retourneren
Geleend meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Krukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare koffiekopjesaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelsetsaantal 6
Pionnenbakjesaantal 8
Zandlopersaantal 6
Scorebordjesaantal 6
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 4
Scoreblokkenaantal 6
Pennensetsaantal 6
Prijzenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Slingersaantal 6
Tafelbordjesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen en spelvoorkeuren uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo weet je hoeveel tafels en stoelen nodig zijn en kun je spellen per tafel verdelen.
Controleer de spellenvoorraad minimaal 5 dagen vooraf. Test ontbrekende onderdelen, leen spellen op tijd en leg spelregels, scoreblokken, pennen en zandlopers bij elkaar.
Koel dranken minstens 4 uur voor de start. Gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft en zet glazen, servies en opscheplepels direct bij de drankentafel.
Richt de ruimte in twee stappen in: zet eerst tafels en stoelen neer en maak daarna per tafel een complete spelopstelling. Houd minstens één tafel vrij voor buffet en drankjes.
Maak hapjes die met één hand te pakken zijn en leg dieetopties herkenbaar apart. Zet het buffet klaar vóór de gasten binnenkomen, zodat de eerste spelronde niet wacht op snijwerk of servies.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Reken per speltafel op 4 tot 6 spelers en plan daarnaast 1 aparte buffettafel. Bij 12 gasten kom je bijvoorbeeld uit op 2 tot 3 speltafels, afhankelijk van de spellen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een spelletjesavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 7 dagen voor de avond.
Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesavond?: Voor een avond van ongeveer 3 uur zijn 1 tot 2 spellen per geplande tafel praktisch, plus 2 korte reserve- of kaartspellen. Controleer vooraf of alle onderdelen en spelregels aanwezig zijn.
Wanneer moet ik drankjes en hapjes voorbereiden?: Koel de dranken minstens 4 uur vooraf en bereid hapjes die gekoeld moeten worden op dezelfde dag. Zet buffet, glazen en serveerschalen 30 tot 45 minuten voor aanvang klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.