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Spieleabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Spieleabend steht und fällt mit der Vorbereitung: Die passenden Spiele müssen rechtzeitig reserviert, Regeln verständlich bereitgelegt und die Spielbereiche sinnvoll aufgebaut werden. Kläre früh, wie viele Personen kommen, welche Spiele sie mögen und ob es Ernährungswünsche gibt. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Tische, Stühle, Buffet, Getränke und Technik. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminabstimmung bis zum Empfang der Gäste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Spielvorlieben erfassen

  • Spiele reservieren

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Getränke einkaufen

    2 Personen

  • Spiele kontrollieren

    2 Personen

  • Spielregeln bereitlegen

    2 Personen

  • Preise und Wertungskarten vorbereiten

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Spielecken einrichten

    4 Personen

  • Buffet vorbereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

Event

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Spiele verteilen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Spielrunden begleiten

    3 Personen

  • Wertungszettel sammeln

  • Gewinner bekanntgeben

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spiele sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Spiele zurückgeben

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 48
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Anmeldetisch
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 20
  • KartenspieleAnz. 10
  • WürfelAnz. 30
  • SpielmattenAnz. 8
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • SanduhrenAnz. 8
  • PylonenbecherAnz. 12
  • PreiseAnz. 6

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-Lautsprecher

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 4
  • KannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • WimpelketteAnz. 4
  • BallonsAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 50
  • StifteAnz. 30
  • KlebebandAnz. 4
  • StifteAnz. 12

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Frage bei der Anmeldung nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Spielvorlieben und Ernährungswünschen. So kannst du Gruppenspiele, Kartenspiele und Verpflegung passend einplanen.
  • Reserviere beliebte Spiele nicht erst in der letzten Woche. Prüfe einige Tage vor dem Abend, ob alle Spiele vollständig sind und ob Regeln, Würfel, Sanduhren und Anzeigetafeln vorhanden sind.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Tische, Stühle und Spielecken brauchen mehr Platz als erwartet, besonders wenn mehrere Runden gleichzeitig stattfinden sollen.
  • Kühle Getränke frühzeitig und stelle zusätzlich Wasser bereit. Für das Buffet solltest du Teller, Schälchen, Besteck, Servierschalen und Servierzangen getrennt vom Spielmaterial bereitlegen.
  • Teste Musik, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Richte den Anmeldetisch so ein, dass Besucher in weniger als zwei Minuten begrüßt und zur passenden Spielecke geschickt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Spieleabend einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit du Spiele, Sitzplätze und Catering verbindlich planen kannst.
Wie viele Spiele braucht man für einen Spieleabend?
Plane ungefähr 1 Spiel pro 4 bis 6 Gästegruppe und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzspiele ein. Bei 20 Personen sind daher etwa 7 bis 8 verschiedene Spiele eine praktikable Auswahl.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Spieleabend?
Rechne mit 60 bis 90 Minuten für Raumlüften, Tische, Stühle, Spielecken, Buffet, Dekoration sowie Musik- und Lichttest. Öffne die Location daher mindestens 1,5 Stunden vor dem Beginn.
Wie viele Getränke braucht man pro Gast?
Kalkuliere für die ersten 3 Stunden etwa 1,5 bis 2 Liter Getränke pro Person, inklusive Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Stelle Wasser von Anfang an sichtbar bereit und kühle die Getränke rechtzeitig.

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